HƯỚNG DẪN THỦ TỤC ĐĂNG KÝ MÃ SỐ MÃ VẠCH

1. Mã Số Mã Vạch Là Gì? Đăng Ký Mã Số Mã Vạch Là Gì?

Mã vạch (Barcode): Là hình ảnh tập hợp ký hiệu các vạch (đậm, nhạt, dài, ngắn) thành nhóm vạch và định dạng khác nhau để các máy đọc gắn đầu Laser nhận và đọc được các ký hiệu đó. Bằng công nghệ thông tin, các mã vạch này được chuyển hóa và lưu trữ vào ngân hàng Server.

Đối với Việt Nam, đi theo mã vạch là mã số có 3 chữ số 893. Ngoài ra, cũng có những trường hợp ngoại lệ đối với một số sản phẩm hàng hóa: mã số tập hợp trên 13 chữ số đi với mã vạch không có độ cao, độ dài theo quy định chung mà dải phân cách mã vạch dài hơn, ngắn hơn.

Đăng ký mã số mã vạch là công đoạn bắt buộc trước khi sử dụng mã số mã vạch cho hàng hóa.

2. Hồ sơ đăng ký mã số mã vạch bao gồm:

Theo điều 19c nghị định 74/2018/NĐ-CP, thủ tục đăng ký mã số, mã vạch được quy định như sau:

Thứ nhất, về hồ sơ được chia ra làm hai trường hợp sau:

Trường hợp cấp mới Giấy chứng nhận, hồ sơ gồm:

– Đơn đăng ký sử dụng mã số, mã vạch theo quy định tại Mẫu số 12 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định này;

– Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư hoặc Quyết định thành lập.

Trường hợp cấp lại Giấy chứng nhận, hồ sơ gồm:

– Đơn đề nghị cấp lại Giấy chứng nhận theo quy định tại Mẫu số 13 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định này;

– Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư hoặc Quyết định thành lập đối với trường hợp thay đổi tên, địa chỉ;

– Bản chính Giấy chứng nhận (trừ trường hợp bị mất).

Thứ hai, về hình thức nộp hồ sơ:

Tổ chức, cá nhân có nhu cầu thực hiện thủ tục mã số, mã vạch, lập 01 bộ hồ sơ tương ứng theo quy định tại Khoản 1 Điều này, nộp trực tiếp hoặc gửi qua bưu điện tới cơ quan thường trực về mã số, mã vạch. Trường hợp nộp trực tiếp thì phải có bản chính để đối chiếu. Trường hợp hồ sơ gửi qua bưu điện phải nộp bản sao được chứng thực hoặc bản sao y bản chính có ký tên, đóng dấu.

Thứ ba, về trình tự giải quyết thủ tục:

Trường hợp cấp mới:

Trường hợp hồ sơ không đầy đủ theo quy định, trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được hồ sơ, cơ quan thường trực về mã số, mã vạch thông báo cho tổ chức, cá nhân nộp hồ sơ để sửa đổi, bổ sung;

Trường hợp hồ sơ đầy đủ, hợp lệ và tổ chức, cá nhân nộp hồ sơ đóng các khoản phí theo quy định, trong thời hạn 20 ngày kể từ ngày nhận được hồ sơ, cơ quan thường trực về mã số, mã vạch có trách nhiệm cấp Giấy chứng nhận theo quy định tại Mẫu số 14 Phụ lục kèm theo Nghị định này;

Thời hạn hiệu lực của giấy chứng nhận không quá 03 năm kể từ ngày cấp.

Trường hợp cấp lại giấy chứng nhận:

Giấy chứng nhận được cấp lại áp dụng đối với trường hợp tổ chức, cá nhân có giấy chứng nhận còn hiệu lực nhưng bị mất, hư hỏng hoặc thay đổi tên, địa chỉ của tổ chức, cá nhân;

Trong thời hạn 15 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được hồ sơ đầy đủ và hợp lệ, cơ quan thường trực về mã số, mã vạch chịu trách nhiệm cấp lại giấy chứng nhận cho tổ chức, cá nhân. Trường hợp không đáp ứng yêu cầu, cơ quan thường trực về mã số, mã vạch thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do;

Thời hạn hiệu lực của giấy chứng nhận ghi theo thời hạn hiệu lực của giấy chứng nhận đã được cấp.

2. Hướng Dẫn Đăng Ký Mã Số Mã Vạch Online

Hiện nay, cơ quan có thẩm quyền, cụ thể ở đây là Tổng cục đo lường chất lượng cho phép doanh nghiệp, cơ sở sản xuất đăng ký mã số, mã vạch trực tuyến.

– Các tổ chức/doanh nghiệp muốn sử dụng MSMV phải đăng ký sử dụng MSMV tại các cơ quan được Tổng cục Tiêu chuẩn đo lường chất lượng chỉ định tiếp nhận hồ sơ đăng ký sử dụng MSMV.

Bước 1: Đăng ký tài khoản

Truy cập trang thông tin điện tử

Sử dụng trình duyệt web truy cập vào trang thông tin điện tử của Trung tâm Mã Số Mã Vạch Quốc gia theo đường link sau: http://vnpc.gs1.org.vn/

Thực hiện đăng ký tài khoản.

Kiểm tra mã số kinh doanh

Điền mã số kinh doanh của doanh của doanh nghiệp cần kiểm tra

Lưu ý: Mã số kinh doanh được cung cấp trên giấy phép đăng ký kinh doanh hoặc quyết định thành lập doanh nghiệp…

Kê khai hồ sơ doanh nghiệp

Thông tin tài khoản quản trị

Thông tin đăng nhập bao gồm tên đăng nhập và mật khẩu tạm thời sẽ được gửi vào hòm thư điện tử của doanh nghiệp sau khi hoàn thành đăng ký.

Thông tin doanh nghiệp

Điền các thông tin của doanh nghiệp theo yêu cầu

Lưu ý: các mục được đánh dấu (*) là các trường dữ liệu bắt buộc phải điền thông tin.

Thông tin người đại diện Người đại diện theo pháp luật của công ty trên giấy phép đăng ký kinh doanh/quyết định thành lập công ty hoặc người được ủy quyền bởi người đại diện theo pháp luật (nếu có). Nếu người đại diện được ủy quyền thi yêu cầu bắt buộc phải có giấy ủy quyền hợp pháp.

Thông tin người liên hệ

Người phụ trách mảng mã số mã vạch của công ty.

Kích hoạt tài khoản

Sau khi đăng ký tài khoản thành công. Tên đăng nhập, mật khẩu (tạm thời) sẽ được gửi về địa chỉ hòm thư điện tử được đăng ký ở mục 1.3.2. Thông tin doanh nghiệp.

Thông báo đăng ký tài khoản thành công qua hòm thư điện tử.

Bước 2: Kê khai hồ sơ đăng ký

Đăng nhập hệ thống

Sử dụng trình duyệt web truy cập vào trang thông tin điện tử của Trung tâm Mã Số Mã Vạch Quốc gia theo đường link sau: http://vnpc.gs1.org.vn/

Điền thông tin đăng nhập.

Quản lý mã

Hồ sơ đăng ký

Điền thông tin Hồ sơ đăng ký mã số mã vạch online

Sau khi điền đầy đủ thông tin, chuyển sang phần thanh toán

Thanh toán

Kiểm tra lại các nội dung trong phần thông tin thanh toán và xác nhận hình thức thanh toán hệ thống sẽ thông báo đã đăng ký mã thành công.

Bước 3: Nộp phí đăng ký

Nộp phí trực tiếp hoặc thông qua tài khoản ngân hàng của tổ chức tiếp nhận hồ sơ

Lưu ý:

Phí đăng ký mới: Doanh nghiệp ghi tên công ty, Mã số trên Giấy phép đăng ký kinh doanh nộp phí đăng ký và duy trì năm nào.

Phí duy trì: Khi chuyển khoản đề nghị cơ sở ghi rõ tên cơ sở, ghi rõ loại phí nộp (phí cấp mã hoặc phí duy trì) và đặc biệt khi nộp phí hàng năm cần ghi thêm mã số doanh nghiệp đã được Tổng cục Tiêu chuẩn đo lường chất lượng cấp vào chứng từ chuyển khoản để tiện theo dõi.

Phí duy trì sử dụng MSMV phải nộp trước 30/6 hàng năm.

Một số lưu ý khi đăng ký mã số mã vạch online

Mã doanh nghiệp: là mã số Tổng cục Tiêu chuẩn đo lường chất lượng cấp cho doanh nghiệp để từ đó doanh nghiệp tự phân bổ cho các sản phẩm của mình

Loại mã DN 7 chữ số: khi đăng ký tổng chủng loại sản phẩm trên 10.000 đến dưới 100.000 loại sản phẩm;

Loại mã DN 8 chữ số: khi đăng ký tổng chủng loại sản phẩm trên 1000 đến dưới 10.000 loại sản phẩm;

Loại mã 9 chữ số: khi đăng ký tổng chủng loại sản phẩm trên 100 đến dưới 1000 loại sản phẩm;

Loại mã 10 chữ số: khi đăng ký tổng chủng loại sản phẩm dưới 100 loại sản phẩm;

Mã số địa điểm toàn cầu GLN: dùng để phân định địa điểm công ty, chi nhánh, kho hàng, … của doanh nghiệp. (Lưu ý: mã GLN không dùng để phân định cho sản phẩm)

Mã số rút gọn GTIN-8: được sử dụng trên các sản phẩm có kích thước rất nhỏ. Mã này cấp riêng cho từng sản phẩm.

Trên đây là hướng dẫn của ACC để đăng ký mã vạch sản phẩm online, nếu có bất kỳ thắc mắc nào khác hoặc có nhu cầu sử dụng dịch vụ tư vấn về mã số mã vạch của ACC, đừng chần chừ mà hãy liên hệ ngay với chúng tôi.

phapluatdoanhnghiep.vn