Ký hợp đồng đào tạo nghề, doanh nghiệp cần lưu ý điều gì?

Trong bối cảnh doanh nghiệp ngày càng chú trọng phát triển nguồn nhân lực chất lượng cao, hợp đồng đào tạo nghề trở thành công cụ pháp lý quan trọng để ràng buộc quyền – nghĩa vụ giữa người sử dụng lao động và người lao động được đào tạo. Tuy nhiên, không ít doanh nghiệp mắc sai sót khi ký kết loại hợp đồng này, dẫn đến tranh chấp hoặc mất quyền đòi bồi hoàn chi phí đào tạo. Vậy khi ký hợp đồng đào tạo nghề, doanh nghiệp cần lưu ý điều gì để đảm bảo đúng pháp luật, bảo vệ quyền lợi và tối ưu hiệu quả đầu tư nhân sự? Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ những điểm mấu chốt cần quan tâm trước khi đặt bút ký.

1. Học nghề, đào tạo nghề là gì?

Học nghề, đào tạo nghề là hoạt động đào tạo để giúp người học nâng cao tay nghề hoặc có thể tự mình thực hiện công việc, nghề nghiệp sau khi được đào tạo. Học nghề, đào tạo nghề gồm các hình thức:

– Học nghề, tập nghề nhằm mục đích làm việc cho người sử dụng lao động (Điều 61 Bộ luật Lao động 45/2019/QH14). Trong đó:

Học nghề được hiểu là việc người sử dụng lao động tuyển người lao động vào để đào tạo nghề nghiệp tại nơi làm việc.

Tập nghề được hiểu là việc người sử dụng lao động tuyển người lao động vào để hướng dẫn thực hành công việc và tập làm nghề tùy theo vị trí việc làm được sắp xếp tại nơi làm việc.

– Đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ, kỹ năng nghề:

Người sử dụng lao động tiến hành đào tạo, bồi dưỡng hoặc đào tạo lại cho người lao động về nghề đã đào tạo hoặc nghề khác để chuyển người lao động sang làm công việc mới tại doanh nghiệp và nâng cao kỹ năng nghề cho người lao động (theo Điều 42, Điều 62 Bộ luật lao động 2019).

Hình thức này là một cách đào tạo, đào tạo lại, bồi dưỡng nâng cao trình độ, kỹ năng nghề cho người lao động đang làm việc tại doanh nghiệp và là một hình thức đào tạo khá phổ biến hiện nay, được sử dụng phổ biến trong các doanh nghiệp tại Việt Nam.

2. Quy định về hợp đồng đào tạo nghề và chi phí đào tạo

Căn cứ Điều 62 Bộ luật Lao động 2019, quy định về hợp đồng đào tạo nghề và chi phí đào tạo như sau:

2.1. Quy định về hợp đồng đào tạo nghề

– Hai bên phải ký kết hợp đồng đào tạo nghề trong trường hợp người lao động được đào tạo nâng cao trình độ, kỹ năng nghề, đào tạo lại ở trong nước hoặc nước ngoài từ kinh phí của người sử dụng lao động, kể cả kinh phí do đối tác tài trợ cho người sử dụng lao động.

– Hợp đồng đào tạo nghề phải làm thành 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản.

– Hợp đồng đào tạo nghề phải có các nội dung chủ yếu sau đây:

+ Nghề đào tạo.

+ Địa điểm, thời gian và tiền lương trong thời gian đào tạo.

+ Thời hạn cam kết phải làm việc sau khi được đào tạo.

+ Chi phí đào tạo và trách nhiệm hoàn trả chi phí đào tạo.

+ Trách nhiệm của người sử dụng lao động.

+ Trách nhiệm của người lao động.

2.2. Chi phí đào tạo

Chi phí đào tạo bao gồm các khoản chi có chứng từ hợp lệ về chi phí trả cho người dạy, tài liệu học tập, trường, lớp, máy, thiết bị, vật liệu thực hành, các chi phí khác hỗ trợ cho người học và tiền lương, tiền đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp cho người học trong thời gian đi học. Trường hợp người lao động được gửi đi đào tạo ở nước ngoài thì chi phí đào tạo còn bao gồm chi phí đi lại, chi phí sinh hoạt trong thời gian đào tạo.

Các trường hợp người lao động phải bồi hoàn chi phí đào tạo:

• Không thực hiện/không đủ thời hạn cam kết làm việc sau đào tạo;
• Đơn phương chấm dứt HĐLĐ trái luật;
• Vi phạm nghĩa vụ khác được hai bên thỏa thuận trong hợp đồng đào tạo nghề dẫn đến phải hoàn trả.
• Nội dung hoàn trả (mức, phương thức, lãi chậm trả) cần ghi rõ trong hợp đồng để có căn cứ xử lý/tranh chấp.

3. Phân biệt: học nghề – tập nghề – đào tạo nội bộ

NSDLĐ tuyển người vào học nghề/tập nghề để làm việc cho mình thì không được thu học phí; nếu người học/tập nghề trực tiếp làm việc thì được trả lương theo thỏa thuận. Trường hợp này phải tuân thủ Luật Giáo dục nghề nghiệp về hợp đồng đào tạo học/tập nghề.

Với NLĐ hiện hữu được cử đi học nâng cao kỹ năng, áp dụng hợp đồng đào tạo nghề theo Điều 62 như trình bày ở trên.

4. 06 lỗi thường gặp khiến doanh nghiệp thua khi tranh chấp

• Không ký hợp đồng đào tạo nghề riêng (chỉ ghi chung trong HĐLĐ).
• Không mô tả đầy đủ nội dung bắt buộc theo Điều 62 (thiếu thời hạn cam kết; thiếu trách nhiệm hoàn trả).
• Không liệt kê/định lượng chi phí đào tạo; thiếu chứng từ hợp lệ.
• Nghĩ sai rằng mọi chi phí nội bộ đều được đòi: chỉ khoản phù hợp danh mục tại khoản 3 Điều 62 và có chứng từ mới vững.
• Không quy định lãi chậm trả/phương thức trả → khó thi hành. (Khuyến nghị ghi rõ trong hợp đồng – cơ sở là quyền tự do thỏa thuận trong khung pháp luật lao động/dân sự.)
• Chứng cứ yếu: thiếu quyết định cử đi học, thiếu bảng lương/BHXH trong thời gian đào tạo, thiếu boarding pass/hóa đơn công tác (đào tạo nước ngoài). (Rút kinh nghiệm từ thực tiễn xét xử.)

5. Khuyến nghị cấu trúc điều khoản “chuẩn” khi ký hợp đồng đào tạo nghề

Doanh nghiệp có thể tham khảo, hiệu chỉnh cho phù hợp thực tế:

• Mục đích khóa học & chương trình: nêu rõ tên khóa, nội dung chính, đơn vị tổ chức, thời lượng, kết quả mong đợi/chứng chỉ.
• Thời gian – địa điểm – chế độ: lịch học, có/không trả lương trong thời gian học; nếu trả lương → mức lương và các khoản BHXH/BHYT/BHTN tương ứng.
• Chi phí đào tạo: liệt kê theo Khoản 3 Điều 62 + tổng tiền (ước tính/tối đa), nguyên tắc quyết toán theo chứng từ hợp lệ.
• Cam kết làm việc: nêu thời hạn cụ thể sau đào tạo (ví dụ 24 tháng từ ngày nhận chứng chỉ/hoàn tất khóa).
• Hoàn trả chi phí: xác định các trường hợp phải hoàn trả; cách tính khấu trừ theo thời gian đã phục vụ (pro-rata); thời hạn hoàn trả (ví dụ 30 ngày); lãi chậm trả.
• Bồi thường khác theo pháp luật (nếu NLĐ đơn phương chấm dứt HĐLĐ trái luật).
• Giải quyết tranh chấp: thương lượng/hòa giải nội bộ → Tòa án theo thẩm quyền.

6. Checklist trước khi đặt bút ký

• Đã lập hợp đồng đào tạo nghề riêng (song song với HĐLĐ) hay chưa?
• Nội dung đủ 6 nhóm mục bắt buộc theo Điều 62 không?
• Danh mục chi phí đúng Khoản 3 Điều 62 + chứng từ hợp lệ?
• Cam kết thời gian làm việc sau đào tạo và cơ chế pro-rata nếu nghỉ sớm?
• Phương thức – lộ trình – lãi chậm trả khi hoàn trả chi phí?
• Quyết định cử đi học, kế hoạch đào tạo, biên bản nghiệm thu kết quả (làm chứng cứ sau này).

7. Một số câu hỏi thường gặp

i. Có bắt buộc trả lương trong thời gian NLĐ đi học không?

Pháp luật không bắt buộc; hai bên tự thỏa thuận trong hợp đồng. Nếu có trả lương, khoản lương và các khoản bảo hiểm tương ứng trong thời gian học được tính vào chi phí đào tạo.

ii. Doanh nghiệp có được “thu học phí” đối với người được tuyển vào học nghề/tập nghề để làm việc cho mình không?

Không. NSDLĐ không được thu học phí trong giai đoạn học/tập nghề để làm việc cho mình; nếu người học/tập nghề trực tiếp làm ra sản phẩm thì được trả lương theo thỏa thuận.

iii. Nếu đào tạo ở nước ngoài, được tính những chi phí nào?

Ngoài các khoản nêu tại Khoản 3 Điều 62, còn chi phí đi lại và sinh hoạt trong thời gian đào tạo (có chứng từ).