Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp 2026 đối với các công ty được thành lập trên cơ sở chia, tách, hợp nhất công ty?

Chia, tách hoặc hợp nhất công ty là những hình thức tái cấu trúc doanh nghiệp phổ biến nhằm đáp ứng nhu cầu mở rộng quy mô, tổ chức lại hoạt động kinh doanh hoặc tối ưu mô hình quản trị. Tuy nhiên, để quá trình này được thực hiện đúng quy định pháp luật, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ đăng ký doanh nghiệp theo quy định hiện hành. Theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP, hồ sơ đăng ký doanh nghiệp đối với công ty được thành lập trên cơ sở chia, tách hoặc hợp nhất có những yêu cầu riêng tương ứng với từng trường hợp cụ thể. Đồng thời, quy định về thời hạn sửa đổi, bổ sung hồ sơ và việc ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp cũng có nhiều điểm cần lưu ý. Trong bài viết dưới đây, Luật Hùng Phúc sẽ tổng hợp và phân tích những quy định quan trọng doanh nghiệp cần biết khi thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp năm 2026.

1. Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp 2026 đối với các công ty được thành lập trên cơ sở chia, tách, hợp nhất công ty?

Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp 2026 đối với các công ty được thành lập trên cơ sở chia, tách, hợp nhất công ty được quy định tại Điều 25 Nghị định 168/2025/NĐ-CP cụ thể như sau:

(1) Trường hợp chia công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty cổ phần theo quy định tại Điều 198 Luật Doanh nghiệp 2020, hồ sơ đăng ký doanh nghiệp đối với công ty mới được thành lập trên cơ sở chia công ty bao gồm các giấy tờ sau đây:

• Các giấy tờ quy định tại khoản 3 Điều 24 Nghị định 168/2025/NĐ-CP trong trường hợp đăng ký công ty trách nhiệm hữu hạn; các giấy tờ quy định tại khoản 4 Điều 24 Nghị định 168/2025/NĐ-CP trong trường hợp đăng ký công ty cổ phần, trong đó không bao gồm danh sách cổ đông sáng lập nếu công ty mới được thành lập trên cơ sở chia công ty không có cổ đông sáng lập;
• Bản sao hoặc bản chính nghị quyết hoặc quyết định về việc chia công ty theo quy định tại Điều 198 Luật Doanh nghiệp 2020.

(2) Trường hợp tách công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty cổ phần theo quy định tại Điều 199 Luật Doanh nghiệp 2020, hồ sơ đăng ký doanh nghiệp đối với công ty được tách bao gồm các giấy tờ sau đây:

• Các giấy tờ quy định tại khoản 3 Điều 24 Nghị định 168/2025/NĐ-CP trong trường hợp đăng ký công ty trách nhiệm hữu hạn; các giấy tờ quy định tại khoản 4 Điều 24 Nghị định 168/2025/NĐ-CP trong trường hợp đăng ký công ty cổ phần, trong đó không bao gồm danh sách cổ đông sáng lập nếu công ty được tách không có cổ đông sáng lập;
• Bản sao hoặc bản chính nghị quyết hoặc quyết định về việc tách công ty theo quy định tại Điều 199 Luật Doanh nghiệp 2020.

(3) Trường hợp hợp nhất một số công ty thành một công ty mới, hồ sơ đăng ký doanh nghiệp đối với công ty hợp nhất bao gồm các giấy tờ sau đây:

• Các giấy tờ quy định tại khoản 2 Điều 24 Nghị định 168/2025/NĐ-CP trong trường hợp đăng ký công ty hợp danh; các giấy tờ quy định tại khoản 3 Điều 24 Nghị định 168/2025/NĐ-CP trong trường hợp đăng ký công ty trách nhiệm hữu hạn; các giấy tờ quy định tại khoản 4 Điều 24 Nghị định 168/2025/NĐ-CP trong trường hợp đăng ký công ty cổ phần, trong đó không bao gồm danh sách cổ đông sáng lập nếu công ty hợp nhất không có cổ đông sáng lập;
• Hợp đồng hợp nhất theo quy định tại Điều 200 Luật Doanh nghiệp 2020;
• Bản sao hoặc bản chính nghị quyết hoặc quyết định về việc thông qua hợp đồng hợp nhất công ty của các công ty bị hợp nhất.

2. Thời hạn sửa đổi bổ sung hồ sơ đăng ký doanh nghiệp là bao nhiêu ngày?

Căn cứ theo khoản 3 Điều 32 Nghị định 168/2025/NĐ-CP quy định như sau:

“Thông báo yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ đăng ký doanh nghiệp

Thời hạn để doanh nghiệp sửa đổi, bổ sung hồ sơ đăng ký doanh nghiệp là 60 ngày kể từ ngày Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh ra thông báo yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ. Sau thời hạn nêu trên, nếu doanh nghiệp không nộp hồ sơ sửa đổi, bổ sung thì hồ sơ đăng ký doanh nghiệp không còn giá trị. Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh sẽ hủy hồ sơ đăng ký theo quy trình trên Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.”

Như vậy, thời hạn để doanh nghiệp sửa đổi, bổ sung hồ sơ đăng ký doanh nghiệp là 60 ngày kể từ ngày Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh ra thông báo yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ.

Lưu ý: Sau thời hạn nêu trên, nếu doanh nghiệp không nộp hồ sơ sửa đổi, bổ sung thì hồ sơ đăng ký doanh nghiệp không còn giá trị. Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh sẽ hủy hồ sơ đăng ký theo quy trình trên Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

3. Ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP quy định như thế nào?

Ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp được quy định tại Điều 12 Nghị định 168/2025/NĐ-CP cụ thể như sau:

Người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp có thể ủy quyền cho tổ chức, cá nhân khác thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp theo quy định sau đây:

(1) Trường hợp ủy quyền cho cá nhân thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp, kèm theo hồ sơ đăng ký doanh nghiệp phải có văn bản ủy quyền cho cá nhân thực hiện thủ tục liên quan đến đăng ký doanh nghiệp.

• Văn bản ủy quyền này không bắt buộc phải công chứng, chứng thực.

(2) Trường hợp ủy quyền cho tổ chức thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp, kèm theo hồ sơ đăng ký doanh nghiệp phải có bản sao hợp đồng ủy quyền cho tổ chức thực hiện thủ tục liên quan đến đăng ký doanh nghiệp, giấy giới thiệu hoặc văn bản phân công nhiệm vụ của tổ chức đó cho cá nhân trực tiếp thực hiện thủ tục liên quan đến đăng ký doanh nghiệp.

(3) Trường hợp ủy quyền cho đơn vị cung cấp dịch vụ bưu chính công ích thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp thì khi thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp, nhân viên bưu chính phải nộp bản sao phiếu gửi hồ sơ theo mẫu do doanh nghiệp cung ứng dịch vụ bưu chính công ích phát hành có chữ ký xác nhận của nhân viên bưu chính và người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp.

(4) Trường hợp ủy quyền cho đơn vị cung cấp dịch vụ bưu chính không phải là bưu chính công ích thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp thì việc ủy quyền thực hiện theo quy định tại khoản 2 Điều 12 Nghị định 168/2025/NĐ-CP.

(5) Người ủy quyền và người được ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp, trung thực và chính xác của việc ủy quyền.

• Người ủy quyền và người được ủy quyền phải xác thực điện tử để được cấp đăng ký doanh nghiệp.
• Trường hợp việc xác thực điện tử bị gián đoạn thì người ủy quyền thực hiện việc xác thực điện tử sau khi được cấp đăng ký doanh nghiệp.
• Trường hợp người ủy quyền không xác nhận hoặc xác nhận không ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp thì Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh yêu cầu doanh nghiệp báo cáo theo quy định tại khoản 5 Điều 21 Nghị định 168/2025/NĐ-CP.
• Trường hợp chưa có tài khoản định danh điện tử để thực hiện xác thực điện tử thì hồ sơ đăng ký doanh nghiệp phải kèm theo bản sao thẻ Căn cước hoặc thẻ Căn cước công dân hoặc hộ chiếu hoặc hộ chiếu nước ngoài hoặc các giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu nước ngoài còn hiệu lực của người ủy quyền.

Việc chia, tách hoặc hợp nhất công ty không chỉ làm thay đổi cơ cấu tổ chức doanh nghiệp mà còn kéo theo nhiều yêu cầu pháp lý liên quan đến thủ tục đăng ký doanh nghiệp. Do đó, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý đến thành phần hồ sơ, thời hạn xử lý và các quy định về ủy quyền thực hiện thủ tục để tránh phát sinh rủi ro hoặc làm gián đoạn hoạt động kinh doanh. Việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, chính xác ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, hạn chế việc sửa đổi, bổ sung hồ sơ và bảo đảm quá trình tái cấu trúc được thực hiện đúng quy định pháp luật. Nếu Quý khách hàng cần hỗ trợ tư vấn hoặc thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp, thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh hoặc các vấn đề pháp lý liên quan đến hoạt động doanh nghiệp, Luật Hùng Phúc luôn sẵn sàng đồng hành và hỗ trợ nhanh chóng, hiệu quả.