Hướng dẫn thủ tục nộp hồ sơ báo cáo đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân cho doanh nghiệp

Theo quy định tại Nghị định 13/2023/NĐ-CP, mọi doanh nghiệp khi tiến hành hoạt động xử lý dữ liệu cá nhân đều phải thực hiện báo cáo đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân và nộp hồ sơ đến cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền. Việc nắm rõ trình tự, thủ tục, thành phần hồ sơ, thời hạn và cách thức nộp báo cáo sẽ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật, tránh rủi ro bị xử phạt và đảm bảo an toàn thông tin trong hoạt động kinh doanh.

1. Dữ liệu cá nhân là gì?

Căn cứ theo quy định tại Điều 2 Nghị định 13/2023/NĐ-CP về  Giải thích từ ngữ thì Dữ liệu cá nhân được hiểu là thông tin dưới dạng ký hiệu, chữ viết, chữ số, hình ảnh, âm thanh hoặc dạng tương tự trên môi trường điện tử gắn liền với một con người cụ thể hoặc giúp xác định một con người cụ thể. Dữ liệu cá nhân bao gồm dữ liệu cá nhân cơ bản và dữ liệu cá nhân nhạy cảm.

2. Hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân

Theo quy định tại khoản 1 Điều 24 Nghị định 13/2023/NĐ-CP về đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân thì việc đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân được hiểu là khi bên Kiểm soát dữ liệu cá nhân thì Bên Kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân lập và lưu giữ Hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân của mình kể từ thời điểm bắt đầu xử lý dữ liệu cá nhân.

Hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân của Bên Kiểm soát dữ liệu cá nhân, Bên Kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân, bao gồm:

+ Thông tin và chi tiết liên lạc của Bên Kiểm soát dữ liệu cá nhân, Bên Kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân;

+ Họ tên, chi tiết liên lạc của tổ chức được phân công thực hiện nhiệm vụ bảo vệ dữ liệu cá nhân và nhân viên bảo vệ dữ liệu cá nhân của Bên Kiểm soát dữ liệu cá nhân, Bên Kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân;

+ Mục đích xử lý dữ liệu cá nhân;

+ Các loại dữ liệu cá nhân được xử lý;

+ Tổ chức, cá nhân nhận dữ liệu cá nhân, bao gồm tổ chức, cá nhân ngoài lãnh thổ Việt Nam;

+ Trường hợp chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài;

+ Thời gian xử lý dữ liệu cá nhân; thời gian dự kiến để xóa, hủy dữ liệu cá nhân (nếu có);

+ Mô tả về các biện pháp bảo vệ dữ liệu cá nhân được áp dụng;

+ Đánh giá mức độ ảnh hưởng của việc xử lý dữ liệu cá nhân; hậu quả, thiệt hại không mong muốn có khả năng xảy ra, các biện pháp giảm thiểu hoặc loại bỏ nguy cơ, tác hại đó.

3. Trình tự thủ tục nộp hồ sơ báo cáo đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân

Bước 1: Tổ chức, cá nhân truy cập Cổng thông tin quốc gia về bảo vệ dữ liệu cá nhân (theo thông báo của Bộ Công an – https://baovedlcn.gov.vn/) hoặc tải mẫu số 04 ban hành kèm theo Nghị định 13/2023/NĐ-CP.

Bước 2: Tổ chức, cá nhân cung cấp các thông tin theo hướng dẫn trên Cổng thông tin quốc gia về bảo vệ dữ liệu cá nhân (theo thông báo của Bộ Công an) hoặc khai theo mẫu số 04 ban hành kèm theo Nghị định13/2023/NĐ-CP.

Nội dung Hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân được quy định tại khoản 1 Điều 24 Nghị định 13/2023/NĐ-CP đối với Bên Kiểm soát dữ liệu cá nhân, Bên Kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân và khoản 2 Điều 24 Nghị định 13/2023/NĐ-CP đối với Bên Xử lý dữ liệu cá nhân (biểu mẫu Mẫu Đ24-DLCN-01, Mẫu Đ24-DLCN-02, Mẫu Đ24-DLCN-03).

Bước 3: Tổ chức, cá nhân gửi hồ sơ qua Cổng thông tin quốc gia về bảo vệ dữ liệu cá nhân (theo thông báo của Bộ Công an) hoặc gửi hồ sơ đã khai thông tin về Cục An ninh mạng và phòng, chống tội phạm sử dụng công nghệ cao, Bộ Công an.

Bước 4: Cục An ninh mạng và phòng, chống tội phạm sử dụng công nghệ cao, Bộ Công an phản hồi thông tin về kết quả lập hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân.

Nơi nộp hồ sơ:

Nộp trực tiếp: tại Cục An ninh mạng và phòng, chống tội phạm sử dụng công nghệ cao, Bộ Công an.

Nộp trực tuyến: truy cập Cổng thông tin quốc gia về bảo vệ dữ liệu cá nhân (theo thông báo của Bộ Công an – https://baovedlcn.gov.vn/)

Dịch vụ bưu chính: tiếp nhận hồ sơ qua dịch vụ bưu chính công ích

Khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ thì mình có thể nộp trực tiếp hoặc trực tuyến cho cơ quan có thẩm quyền để được kiểm tra và thông báo kết quả của báo cáo đánh giá tác động về việc xử lý dữ liệu cá nhân của doanh nghiệp.

Trên đây là nội dung hướng dẫn thủ tục nộp hồ sơ báo cáo đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân cho doanh nghiệp. Mọi ý kiến đóng góp hoặc vướng mắc cần giải đáp liên quan đến hồ sơ, thủ tục báo cáo đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân cho doanh nghiệp vui lòng liên hệ Hotline: 0982 466 166 để được Luật sư tư vấn trực tiếp