Hình thức, nguyên tắc và quy trình xử lý kỷ luật người lao động theo quy định pháp luật

Trong quá trình vận hành, việc duy trì kỷ luật lao động là yếu tố then chốt để đảm bảo hiệu quả sản xuất kinh doanh và văn hóa doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc áp dụng các biện pháp kỷ luật không thể tùy tiện mà phải tuân thủ một quy trình chặt chẽ do pháp luật quy định. Bài viết này sẽ làm rõ các hình thức kỷ luật, những nguyên tắc bắt buộc và quy trình xử lý kỷ luật mà mọi doanh nghiệp cần nắm vững.

1. Các hình thức kỷ luật người lao động

Theo Điều 124 Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động (tức doanh nghiệp) chỉ được phép áp dụng các hình thức kỷ luật dưới đây đối với người lao động

Khiển trách: Đây là hình thức kỷ luật nhẹ nhất, thường áp dụng bằng miệng hoặc văn bản đối với các vi phạm lần đầu, ở mức độ ít nghiêm trọng.

Kéo dài thời hạn nâng lương không quá 06 tháng: Áp dụng khi người lao động có hành vi vi phạm được quy định trong nội quy lao động, nhưng chưa đến mức bị cách chức hoặc sa thải. Hết thời hạn này, doanh nghiệp phải thực hiện việc nâng lương theo thỏa thuận.

Cách chức: Áp dụng đối với người lao động có chức vụ quản lý đã vi phạm kỷ luật và được quy định cụ thể trong nội quy lao động.

Sa thải: Đây là hình thức kỷ luật nặng nhất, dẫn đến chấm dứt hợp đồng lao động. Doanh nghiệp chỉ được áp dụng sa thải trong các trường hợp đặc biệt nghiêm trọng được liệt kê tại Điều 125 Bộ luật Lao động 2019, chẳng hạn như:

• Trộm cắp, tham ô, đánh bạc, cố ý gây thương tích tại nơi làm việc.
• Tiết lộ bí mật kinh doanh, công nghệ, xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ của doanh nghiệp.
• Tái phạm trong thời gian chưa xóa kỷ luật kéo dài thời hạn nâng lương.
• Tự ý bỏ việc 05 ngày cộng dồn trong 30 ngày hoặc 20 ngày cộng dồn trong 365 ngày mà không có lý do chính đáng.

2. Nguyên tắc của việc xử lý kỷ luật

Trước khi tiến hành bất kỳ hình thức kỷ luật nào, doanh nghiệp phải tuân thủ nghiêm ngặt các nguyên tắc được quy định tại Điều 122 Bộ luật Lao động 2019:

• Phải chứng minh được lỗi của người lao động: Nghĩa vụ chứng minh thuộc về người sử dụng lao động.
• Phải có sự tham gia của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở: thường là Công đoàn (nếu có)
• Người lao động phải có mặt và có quyền tự bào chữa: Họ có thể tự mình hoặc nhờ luật sư, người khác bào chữa. Nếu vắng mặt sau 3 lần thông báo hợp lệ, doanh nghiệp có quyền tiến hành cuộc họp.
• Việc xử lý kỷ luật phải được ghi thành biên bản: Mọi diễn biến của cuộc họp phải được ghi lại chi tiết và có chữ ký của các bên liên quan.
• Không áp dụng nhiều hình thức kỷ luật cho một hành vi vi phạm.
• Không xử lý kỷ luật trong thời gian người lao động đang: nghỉ ốm đau, điều dưỡng; nghỉ thai sản; đang bị tạm giữ, tạm giam.

3. Quy trình xử lý kỷ luật

Nghị định 145/2020/NĐ-CP đã quy định về trình tự việc

Bước 1: Lập Biên Bản Vi Phạm Khi phát hiện người lao động có hành vi vi phạm, người sử dụng lao động phải tiến hành lập biên bản vi phạm và thông báo cho tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (nếu có) và người lao động.

Bước 2: Thông Báo về Cuộc Họp Xử Lý Kỷ Luật Doanh nghiệp phải gửi thông báo bằng văn bản về nội dung, thời gian, địa điểm cuộc họp đến các thành phần bắt buộc phải tham dự. Thông báo này phải được gửi ít nhất 05 ngày làm việc trước ngày diễn ra cuộc họp.

Bước 3: Tiến Hành Cuộc Họp Xử Lý Kỷ Luật Cuộc họp phải được tiến hành theo đúng thời gian và địa điểm đã thông báo. Tại cuộc họp, người sử dụng lao động phải đưa ra bằng chứng về hành vi vi phạm. Người lao động có quyền trình bày ý kiến bào chữa hoặc đưa ra bằng chứng của mình. Toàn bộ nội dung cuộc họp phải được ghi vào biên bản và được các bên tham dự ký tên. Nếu có người không ký, phải ghi rõ lý do.

Bước 4: Ban Hành Quyết Định Xử Lý Kỷ Luật Trong thời hiệu xử lý kỷ luật, người có thẩm quyền sẽ ban hành quyết định xử lý kỷ luật. Quyết định phải được gửi đến người lao động, tổ chức đại diện người lao động và các bên liên quan.

Xử lý kỷ luật lao động là một quy trình pháp lý phức tạp, đòi hỏi sự cẩn trọng và tuân thủ tuyệt đối từ phía doanh nghiệp. Việc áp dụng đúng các hình thức, tuân thủ các nguyên tắc vàng và thực hiện đầy đủ các bước trong quy trình không chỉ giúp doanh nghiệp duy trì trật tự mà còn phòng tránh được các rủi ro pháp lý, bảo vệ uy tín và xây dựng một môi trường làm việc công bằng, minh bạch. Do đó, các doanh nghiệp cần rà soát lại Nội quy lao động và quy trình nội bộ của mình để đảm bảo phù hợp với quy định của Bộ luật Lao động 2019 và các văn bản hướng dẫn thi hành.