Một số lưu ý khi giao kết hợp đồng thương mại và cách phòng ngừa rủi ro pháp lý cho doanh nghiệp

Trong hoạt động kinh doanh, hợp đồng thương mại là công cụ pháp lý quan trọng để ghi nhận thỏa thuận, bảo vệ quyền lợi và phân định trách nhiệm giữa các bên. Tuy nhiên, thực tế có không ít doanh nghiệp gặp tranh chấp chỉ vì hợp đồng thiếu chặt chẽ hoặc bỏ sót điều khoản quan trọng. Điều này dẫn đến thiệt hại tài chính, gián đoạn kinh doanh, thậm chí mất đối tác. Vậy, để hạn chế rủi ro, doanh nghiệp cần nắm vững những quy định pháp lý nào và lưu ý ra sao khi giao kết hợp đồng thương mại?

1. Khái niệm và vai trò của hợp đồng thương mại

Theo Luật Thương mại 2005, hợp đồng thương mại là thỏa thuận bằng văn bản giữa các thương nhân về việc mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, đầu tư, đại lý, ủy thác, hợp tác kinh doanh…

Vai trò:

• Là căn cứ pháp lý để xác định quyền và nghĩa vụ của các bên.
• Là chứng cứ quan trọng khi xảy ra tranh chấp.
• Góp phần đảm bảo sự minh bạch, công bằng và an toàn pháp lý trong hoạt động kinh doanh.

2. Một số lưu ý khi giao kết hợp đồng thương mại

Thứ nhất, về hình thức hợp đồng:

Hợp đồng có thể được thể hiện dưới hình thức bằng lời nói, bằng văn bản hoặc bằng hình thức khác có giá trị pháp lý tương đương. Tuy nhiên, để tránh những tranh chấp phát sinh sau này do sự không minh bạch, rõ ràng … thì hợp đồng cần được thể hiện dưới dạng văn bản. Đây cũng là cơ sở pháp lý để có thể chứng minh và đảm bảo quyền lợi của các bên.

Thứ hai, về chủ thể giao kết hợp đồng:

Các bên cần kiểm tra tư cách của người giao kết hợp đồng có đúng pháp luật hay chưa? Đó là người đại điện theo pháp luật hay người đại diện theo ủy quyền?

Nếu là người đại diện theo ủy quyền thì bắt buộc phải có giấy ủy quyền và cũng cần xem xét kỹ nội dung trong giấy ủy quyền như: phạm vi ủy quyền, thời hạn ủy quyền, giấy ủy quyền có được đóng dấu hợp lệ không … Nếu không chẳng may có tranh chấp xảy ra thì chính việc giao kết hợp đồng với người không đúng thẩm quyền sẽ khiến cho hợp đồng có thể bị vô hiệu.

Thứ ba, về nội dung hợp đồng:

Khi ký kết hợp đồng thì các bên cần phải đảm bảo đáp ứng đầy đủ các nội dung cơ bản cần có trong một hợp đồng. Đặc biệt, để tránh thiếu sót điều khoản thì các bên cần phải lưu ý các điều khoản nào bắt buộc phải có trong hợp đồng, điều khoản nào có thể thỏa thuận và điều khoản nào không thỏa thuận thì sẽ được thực hiện theo pháp luật. Cụ thể, về các điều khoản trong một hợp đồng có thể được chia thành 03 nhóm sau đây:

Bên cạnh đó, các bên cần thỏa thuận rõ về quyền và nghĩa vụ của mình khi thực hiện hợp đồng cũng như các điều khoản nhằm hạn chế tối đa những tranh chấp có thể xảy ra như: Điều khoản về phạt vi phạm hợp đồng; Điều khoản về giải quyết tranh chấp …

Thứ tư, ngôn từ sử dụng trong hợp đồng:

Ngôn ngữ sử dụng trong hợp đồng cần phải được sử dụng một cách mạch lạc, rõ ràng, tránh những từ mang nghĩa “bóng”, hàm ý, dễ hiểu lầm, hiểu sai hoặc các từ viết sai chính tả dẫn đến sai nghĩa …

Và hơn hết, các bên nên đọc kỹ từng câu, từng chữ trong hợp đồng để có thể phát hiện sớm những rủi ro tiềm ẩn.

3. Rủi ro pháp lý phổ biến trong hợp đồng thương mại

a) Rủi ro về chủ thể hợp đồng

• Một bên tham gia hợp đồng không có tư cách pháp nhân, năng lực hành vi dân sự, hoặc không có thẩm quyền ký kết.
• Người ký hợp đồng không có giấy ủy quyền hợp pháp hoặc vượt quá phạm vi ủy quyền.

b) Rủi ro về nội dung hợp đồng

• Điều khoản không rõ ràng, mâu thuẫn, hoặc thiếu các điều khoản quan trọng (giá, chất lượng, thời hạn, phương thức thanh toán, phạt vi phạm, bồi thường thiệt hại).
• Điều khoản bất lợi cho một bên do không được rà soát kỹ hoặc do “hợp đồng mẫu” áp đặt.
• Vi phạm quy định pháp luật bắt buộc (ví dụ: thỏa thuận lãi suất, hạn ngạch nhập khẩu, điều khoản loại trừ trách nhiệm).

c) Rủi ro trong thực hiện hợp đồng

• Không tuân thủ tiến độ giao hàng, thanh toán, nghiệm thu, bảo hành.
• Đối tác vi phạm nhưng khó xử lý do thiếu chế tài rõ ràng.
• Rủi ro do bất khả kháng (thiên tai, dịch bệnh, thay đổi chính sách pháp luật).

1. d) Rủi ro khi giải quyết tranh chấp

• Không thỏa thuận rõ về cơ quan giải quyết tranh chấp (Tòa án, Trọng tài).
• Thỏa thuận không khả thi, ví dụ chọn Trọng tài thương mại quốc tế nhưng không phù hợp với giá trị hợp đồng.
• Chi phí, thời gian và khả năng thi hành phán quyết không được cân nhắc trước.

• Sử dụng trọng tài thương mại: ngày càng được ưa chuộng do tính linh hoạt và bảo mật.

4. Cách hạn chế rủi ro khi giao kết hợp đồng thương mại

* Nhìn nhận đúng năng lực thực hiện hợp đồng của đối tác

Thông thường trong giao dịch, các bên có thể vì tin tưởng nhau nên dẫn đến sơ suất trong việc kiểm tra thẩm quyền ký kết hợp đồng. Vì vậy, điều kiện về năng lực chủ thể để giao dịch phát sinh hiệu lực theo quy định của Điều 117 Bộ Luật Dân sự 2015 là vấn đề pháp lý đầu tiên doanh chủ cần phải lưu ý trong quá trình xác lập giao dịch.

Để đảm bảo chủ thể xác lập giao dịch đủ năng lực ký kết hợp đồng, chủ doanh nghiệp cần phải kiểm tra, rà soát các tài liệu như giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, điều lệ doanh nghiệp, quy chế hoạt động, văn bản uỷ quyền… Đặc biệt, ở những doanh nghiệp có hệ sinh thái đa dạng, tập hợp nhiều công ty hoặc có nhiều người đại diện theo pháp luật thì vấn đề thẩm quyền giao kết hợp đồng cần phải càng cẩn trọng.

* Cẩn trọng với “bẫy” nghĩa vụ thanh toán

Trong thực tiễn của quá trình thực hiện hợp đồng, việc đề nghị thanh toán, đệ trình hồ sơ, chỉnh sửa hồ sơ, đối chiếu hồ sơ thanh toán của các bên có thể chưa trùng khớp với nội dung, quy trình theo thoả thuận tại hợp đồng. Thông thường, bộ phận kế toán công nợ không có chuyên môn về pháp lý nên có thể cách đọc, hiểu hợp đồng sẽ chưa được chuẩn chỉnh. Bộ phận pháp chế thường chỉ chịu trách nhiệm rà soát, soạn thảo hợp đồng trong giai đoạn ban đầu.

Tuy vậy, giai đoạn liên quan đến quá trình thực hiện hợp đồng thường ít khi có sự tham gia của pháp chế, trừ khi có sự cố pháp lý phát sinh. Trong khi đó, giai đoạn này là giai đoạn thường phải phát hành các thông báo, công văn… nhưng không phải lúc nào cũng có sự rà soát, tư vấn bộ phận pháp lý trong mỗi văn bản được phát hành.

Trong khi đó, để lưu vết lại những chứng cứ có lợi, có khả năng cần phải sử dụng cho quá trình giải quyết tranh chấp sau này thì những email trao đổi tương tác qua lại, mỗi ngôn từ, căn cứ pháp lý, căn cứ điều khoản tại hợp đồng phải được sử dụng chính xác. Đây là những sơ sở để củng cố lập luận, bảo vệ quyền lợi cho doanh nghiệp sau này.

Trong thực tiễn, có những trường hợp doanh nghiệp có đủ điều kiện để đơn phương chấm dứt việc thực hiện hợp đồng, không bị ràng buộc thời hạn báo trước nhưng lại vận dụng sai căn cứ trên văn bản. Đó cũng là một rủi ro cần lưu ý.

Ngoài e-mail, quá trình tương tác giữa các bên trong hợp đồng còn có thể thực hiện qua các ứng dụng mạng xã hội với dung lượng lưu trữ tin nhắn thấp và có thời hạn hoặc không lưu vết lại được. Tuy nhiên, những nội dung có thể là chứng cứ quan trọng sau này cho nên cần phải tính đến.

Tranh chấp phát sinh là điều hai bên không mong muốn khi không đạt được mục đích giao kết hợp đồng. Vì vậy, chủ doanh nghiệp phải luôn chuẩn bị sẵn sàng cho tất cả các tình huống tranh chấp có thể xảy đến.

* Lưu ý về thời hiệu khởi kiện

Thời hiệu khởi kiện để yêu cầu toà án giải quyết tranh chấp phát sinh giữa các bên cũng là vấn đề rất quan trọng cần lưu ý. Lý do, thời hiệu khởi kiện là thời hạn mà chủ thể được quyền khởi kiện để yêu cầu tòa án giải quyết vụ án dân sự bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp bị xâm phạm. Nếu thời hạn đó kết thúc thì chủ thể mất quyền khởi kiện.

Theo Bộ Luật Dân sự 2015, các trường hợp bắt đầu lại thời hiệu khởi kiện không quy định rõ với nghĩa vụ thanh toán nợ gốc và lãi chậm thanh toán. Tuy nhiên, trong thực tiễn xét xử, có quan điểm chỉ cho phép bắt đầu lại thời hiệu yêu cầu đối với khoản nợ gốc và không cho phép bắt đầu lại thời hiệu đối với yêu cầu về lãi chậm thanh toán. Ngoài ra, trong thực tiễn, toà án cũng có xu hướng phân tách các khoảng thời gian tính lãi và chấp nhận tính lãi đối với những đợt thanh toán còn trong thời hiệu yêu cầu.

Từ thực tiễn trên, vấn đề đặt ra là phải làm sao để doanh nghiệp ngăn chặn được rủi ro có thể không thu được khoản lãi chậm trả đã phát sinh nếu hết thời hiệu yêu cầu? Thực tế là trong quá trình thực hiện hợp đồng, không thể chỉ vì đối tác chậm thanh toán một vài lần mà chấm dứt ngay việc thực hiện hợp đồng đó trong khi các bên vẫn còn cần phải hợp tác để cùng phát triển.

DỊCH VỤ TƯ VẤN – SOẠN THẢO HỢP ĐỒNG THƯƠNG MẠI

Trong môi trường kinh doanh đầy cạnh tranh, hợp đồng thương mại không chỉ là văn bản ràng buộc quyền và nghĩa vụ mà còn là “lá chắn pháp lý” bảo vệ doanh nghiệp trước mọi rủi ro. Tuy nhiên, trên thực tế, rất nhiều hợp đồng bị vô hiệu, thiếu chặt chẽ hoặc bất lợi cho một bên chỉ vì được soạn thảo sơ sài, sao chép mẫu trên mạng mà không phù hợp với quy định pháp luật và tình huống cụ thể.

Lợi ích khi sử dụng dịch vụ của Luật Hùng Phúc

• Tư vấn soạn thảo hợp đồng theo đúng quy định pháp luật, phù hợp với đặc thù hoạt động của từng doanh nghiệp.
• Phòng ngừa rủi ro: rà soát, điều chỉnh điều khoản để tránh các “bẫy pháp lý” có thể khiến doanh nghiệp thiệt hại.
• Đàm phán, bảo vệ quyền lợi: hỗ trợ trong thương lượng để đạt được các điều khoản có lợi nhất.
• Tiết kiệm thời gian, chi phí: khách hàng không cần mất công tìm hiểu quy định phức tạp, mọi thủ tục pháp lý đã có luật sư đảm nhiệm.
• Bảo mật tuyệt đối thông tin kinh doanh và dữ liệu hợp đồng.

Vì sao chọn Luật Hùng Phúc?

• Đội ngũ luật sư am hiểu pháp luật thương mại & doanh nghiệp, nhiều năm kinh nghiệm xử lý tranh chấp hợp đồng.
• Giải pháp tối ưu – kết quả thực tế: mỗi hợp đồng được thiết kế riêng, không áp dụng máy móc.
• Cam kết đồng hành lâu dài, hỗ trợ pháp lý trong suốt quá trình thực hiện hợp đồng.

Liên hệ ngay Phòng Pháp Luật Doanh Nghiệp – Công ty Luật TNHH Hùng Phúc: 0982 466 166 để được tư vấn trực tiếp