Thủ tục thay đổi thông tin về chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp

Thủ tục thay đổi thông tin về chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp đang trở thành yêu cầu bắt buộc đối với các doanh nghiệp theo quy định mới của pháp luật về phòng, chống rửa tiền và minh bạch tài chính. Đây là người có quyền kiểm soát thực tế hoặc hưởng lợi cuối cùng từ hoạt động của doanh nghiệp – dù không trực tiếp đứng tên trong hồ sơ đăng ký kinh doanh. Việc không khai báo hoặc chậm cập nhật thông tin này có thể khiến doanh nghiệp bị xử phạt hành chính, gây ảnh hưởng đến uy tín, khả năng giao dịch với ngân hàng hoặc cơ quan nhà nước. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về hồ sơ, quy trình thực hiện và những lưu ý khi thực hiện thủ tục thay đổi thông tin về chủ sở hữu hưởng lợi doanh nghiệp:

Căn cứ theo khoản 1 Điều 52, Điều 12, Điều 20 Nghị định 168/2025/NĐ-CP và thủ tục số 14 ban hành kèm theo Quyết định 2354/QĐ-BTC, thủ tục thay đổi thông tin về chủ sở hữu hưởng lợi doanh nghiệp từ 01/7/2025 được thực hiện như sau:

1. Hồ sơ thông báo thay đổi thông tin về chủ sở hữu hưởng lợi doanh nghiệp

Hồ sơ thông báo thay đổi thông tin về chủ sở hữu hưởng lợi doanh nghiệp bao gồm các tài liệu sau đây:

– Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp thêo Mẫu số 12 Phụ lục I ban hành kèm theo Thông tư 68/2025/TT-BTC

– Danh sách chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp theo Mẫu số 10 Phụ lục I ban hành kèm theo Thông tư 68/2025/TT-BTC

– Trường hợp ủy quyền thực hiện thủ tục: Người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp có thể ủy quyền cho tổ chức, cá nhân khác thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp. Khi đó, kèm theo hồ sơ đăng ký doanh nghiệp phải bổ sung các giấy tờ theo quy định như sau:

+ Uỷ quyền cho cá nhân: Văn bản ủy quyền cho cá nhân thực hiện thủ tục liên quan đến đăng ký doanh nghiệp. Lưu ý văn bản này không bắt buộc phải công chứng, chứng thực.

+ Uỷ quyền cho tổ chức:

(i) Bản sao hợp đồng ủy quyền cho tổ chức thực hiện thủ tục liên quan đến đăng ký doanh nghiệp.

(ii) Giấy giới thiệu hoặc văn bản phân công nhiệm vụ của tổ chức đó cho cá nhân trực tiếp thực hiện thủ tục liên quan đến đăng ký doanh nghiệp.

+ Uỷ quyền cho đơn vị cung cấp dịch vụ bưu chính công ích (nhân viên bưu chính): Bản sao phiếu gửi hồ sơ theo mẫu do doanh nghiệp cung ứng dịch vụ bưu chính công ích phát hành có chữ ký xác nhận của nhân viên bưu chính và người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp.

+ Uỷ quyền cho đơn vị cung cấp dịch vụ bưu chính không phải là bưu chính công ích:

(i) Bản sao hợp đồng ủy quyền cho tổ chức thực hiện thủ tục liên quan đến đăng ký doanh nghiệp.

(ii) Giấy giới thiệu hoặc văn bản phân công nhiệm vụ của tổ chức đó cho cá nhân trực tiếp thực hiện thủ tục liên quan đến đăng ký doanh nghiệp.

+ Người ủy quyền và người được ủy quyền phải xác thực điện tử để được cấp đăng ký doanh nghiệp. Nếu việc xác thực điện tử bị gián đoạn thì người ủy quyền thực hiện việc xác thực điện tử sau khi được cấp đăng ký doanh nghiệp.

Trường hợp chưa có tài khoản định danh điện tử để thực hiện xác thực điện tử thì hồ sơ đăng ký doanh nghiệp phải kèm theo bản sao thẻ Căn cước/Căn cước công dân/hộ chiếu/hộ chiếu nước ngoài/các giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu nước ngoài còn hiệu lực của người ủy quyền.

2. Nơi nộp hồ sơ và thời hạn giải quyết

* Trường hợp đăng ký trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính:

Bước 1: Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có sự thay đổi thông tin về chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp hoặc tỷ lệ sở hữu đã kê khai với Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh theo quy định tại khoản 1, khoản 2 Điều 18 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp thông báo với cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh.

Bước 2: Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả, cập nhật dữ liệu vào Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ.

Trường hợp doanh nghiệp có nhu cầu, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh cấp Giấy xác nhận về việc thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp cho doanh nghiệp.

* Trường hợp đăng ký qua mạng thông tin điện tử: 

Bước 1: Người nộp hồ sơ đăng nhập Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp để kê khai các thông tin, tải văn bản điện tử, ký số hoặc ký xác thực và thanh toán lệ phí theo quy định.

Bước 2: Người ủy quyền và người được ủy quyền phải xác thực điện tử để được cấp đăng ký; nếu xác thực bị gián đoạn, người ủy quyền thực hiện xác thực sau khi được cấp đăng ký.

Bước 3: Sau khi hoàn thành việc gửi hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, người nộp hồ sơ sẽ nhận được giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả điện tử qua tài khoản của người nộp hồ sơ.

Bước 4: Nếu hồ sơ hợp lệ, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh cấp đăng ký doanh nghiệp và thông báo. Nếu chưa đủ điều kiện, cơ quan đăng ký gửi thông báo yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ qua tài khoản của người nộp hồ sơ. Người nộp đăng nhập hệ thống để nhận phản hồi và kết quả xử lý.

3. Yêu cầu, điều kiện thực hiện thủ tục hành chính 

– Quy định về thông tin cá nhân khi đăng ký:

+ Nếu đã có số định danh cá nhân, người nộp kê khai các thông tin cá nhân và đồng ý chia sẻ dữ liệu từ CSDL quốc gia về dân cư để đối chiếu. Nếu thông tin không khớp, cá nhân phải cập nhật lại.

+ Nếu nộp hồ sơ giấy, người nộp phải xuất trình CCCD hoặc sử dụng căn cước điện tử. Nếu không có số định danh, phải kèm bản sao hộ chiếu hoặc giấy tờ thay thế hợp lệ.

+ Nếu không có số định danh, hồ sơ có yêu cầu thông tin cá nhân của các cổ đông, thành viên, người đại diện… phải kèm bản sao hộ chiếu hoặc giấy tờ thay thế hộ chiếu còn hiệu lực.

+ Nếu hệ thống kết nối CSDL dân cư bị gián đoạn, hồ sơ phải đính kèm bản sao CCCD, hộ chiếu hoặc giấy tờ thay thế còn hiệu lực cho tất cả các cá nhân liên quan

– Quy định về hồ sơ khi đăng ký:

(i) Hồ sơ đăng ký trong trường hợp nộp trực tiếp tại Cơ quan đăng ký kinh doanh và đăng ký qua dịch vụ bưu chính khi có đủ các điều kiện sau đây:

– Có đầy đủ giấy tờ theo quy định.

– Tên doanh nghiệp đã được điền vào giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp.

– Có số điện thoại của người nộp hồ sơ.

– Nộp đủ phí, lệ phí.

 (ii) Hồ sơ đăng ký qua mạng thông tin điện tử phải bảo đảm các yêu cầu sau đây:

– Có đầy đủ giấy tờ và nội dung các giấy tờ được kê khai đầy đủ như hồ sơ bằng giấy và được thể hiện dưới dạng văn bản điện tử.

– Các thông tin đăng ký doanh nghiệp được kê khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp phải đầy đủ và chính xác theo các thông tin trong hồ sơ.

– Có thông tin về số điện thoại, thư điện tử của người nộp hồ sơ.

– Hồ sơ đăng ký qua mạng thông tin điện tử phải được ký số hoặc ký xác thực bởi người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp hoặc người được người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp ủy quyền thực hiện thủ tục (kèm theo giấy tờ ủy quyền dưới dạng  văn bản điện tử theo quy định).

Việc cập nhật đúng và kịp thời thông tin về chủ sở hữu hưởng lợi doanh nghiệp là yếu tố quan trọng để bảo vệ tính minh bạch trong hoạt động của doanh nghiệp, đồng thời tránh các vi phạm có thể dẫn đến xử phạt không đáng có. Đây cũng là cơ sở để doanh nghiệp tạo niềm tin với đối tác, ngân hàng và cơ quan quản lý nhà nước trong bối cảnh pháp luật ngày càng siết chặt các quy định về chống rửa tiền và sở hữu ẩn danh. Luật Hùng Phúc cam kết đồng hành cùng quý doanh nghiệp trong mọi thủ tục pháp lý từ tư vấn xác định đúng người hưởng lợi, đến soạn hồ sơ và thực hiện thủ tục thay đổi một cách nhanh chóng – chính xác – đúng quy định.