Hướng dẫn thủ tục đăng ký thành lập chi nhánh cho công ty

Khi muốn mở rộng thị trường và phát triển kinh doanh, thành lập chi nhánh là một trong những phương thức được nhiều doanh nghiệp lựa chọn. Vậy để thành lập một chi nhánh, doanh nghiệp cần đáp ứng những điều kiện gì? Thủ tục đăng ký thành lập chi nhánh? Cùng Luật Hùng Phúc tìm hiểu qua bài viết dưới đây.

1. Điều kiện thành lập chi nhánh

Căn cứ theo Điều 45 Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp/công ty có quyền thành lập chi nhánh cùng tỉnh hoặc khác tỉnh với công ty mẹ (trụ sở chính).

Để thành lập chi nhánh, công ty cần đáp ứng được đầy đủ các điều kiện sau:

• Công ty thành lập chi nhánh phải có giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp;
• Tên chi nhánh được lập từ các chữ cái tiếng Việt, các chữ F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu;
• Tên chi nhánh phải bao gồm “tên công ty” cộng với cụm từ “chi nhánh”;
• Địa chỉ chi nhánh không được đặt tại chung cư, nhà tập thể;
• Chi nhánh chỉ được phép đăng ký kinh doanh những ngành nghề mà công ty mẹ đã đăng ký trước đó.

Bên cạnh đó, đối với thương nhân là người nước ngoài, việc thành lập chi nhánh phải đáp ứng được các điều kiện sau:

• Thương nhân nước ngoài được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia Điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia, vùng lãnh thổ này công nhận.
• Thương nhân nước ngoài hoạt động ít nhất 05 năm, kể từ ngày thành lập hoặc đăng ký;
• Hàng hoá, dịch vụ kinh doanh phải thuộc Danh mục hàng hoá, dịch vụ Chi nhánh thương nhân nước ngoài, doanh nghiệp du lịch nước ngoài được phép kinh doanh tại Việt Nam theo quy định của pháp luật Việt Nam.

2. Hướng dẫn thủ tục thành lập chi nhánh

2.1. Đối với thương nhân Việt Nam

Nơi nộp hồ sơ: Phòng đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi doanh nghiệp muốn đặt chi nhánh.

Hồ sơ cần chuẩn bị:

• Thông báo thành lập chi nhánh (do người đại diện theo pháp luật kí)
• Quyết định bằng văn bản về việc thành lập chi nhánh (của chủ sở hữu công ty TNHH một thành viên, của Hội đồng thành viên công ty TNHH hai thành viên trở lên, của Đại hội đồng cổ đông công ty cổ phần, của các thành viên công ty hợp doanh)
• Biên bản họp về việc thành lập chi nhánh (doanh nghiệp tư nhân, công ty TNHH một thành viên không cần có loại biên bản này)
• Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu chi nhánh
• Giấy tờ cá nhân chứng thực của người đứng đầu chi nhánh:
• Cá nhân có quốc tịch Việt Nam: Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu;
• Cá nhân có quốc tịch nước ngoài: Giấy đăng ký tạm trú do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp, Giấy phép lao động và Hộ chiếu;
• Đối với một số ngành nghề do pháp luật quy định, bản sao hợp lệ chứng chỉ hành nghề của người đứng đầu chi nhánh (hoặc của cá nhân khác thuộc chi nhánh) sẽ được yêu cầu
• Giầy tờ ủy quyền cho người khác thực hiện thủ tục (do pháp luật quy định người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp tiến hành thủ tục này).

Trình tự thực hiện:

Doanh nghiệp có thể lựa chọn thực hiện thủ tục trực tiếp tại Phòng đăng ký kinh doanh hoặc online qua website của Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Đăng ký trực tiếp tại Phòng đăng ký kinh doanh:

• Doanh nghiệp chuẩn bị đầy đủ hồ sơ nêu trên
• Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp đến nộp hồ sơ tại Phòng đăng ký kinh doanh cấp tỉnh, thành phố nơi muốn thành lập chi nhánh
• Phòng đăng ký kinh doanh tiếp nhận và kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ

Trong thời hạn 03 ngày làm việc, Phòng đăng ký kinh doanh đưa ra kết quả thủ tục:

• Thông báo về việc sửa đổi, bổ sung hồ sơ chưa hợp lệ;
• Giầy chứng nhận đăng ký hoạt động nếu hồ sơ hợp lệ.
• Lệ phí: 100.000/ lần

Doanh nghiệp cũng có thể thực hiện online thông qua website Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

2.2. Đối với thương nhân là người nước ngoài

Nơi nộp hồ sơ: Sở Công Thương tỉnh, thành phố nơi doanh nghiệp muốn đặt chi nhánh.

Thành phần hồ sơ:

• Đơn đề nghị cấp phép thành lập chi nhánh theo mẫu của Bộ Công Thương (do đại có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký)
• Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ khác có giá trị tương đương
• Văn bản bổ nhiệm người đứng đầu chi nhánh
• Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận, chứng minh sự tồn tại và hoạt động của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất
• Bản sao điều lệ hoạt động của chi nhánh
• Bản sao hộ chiếu hoặc giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân (nếu là người Việt Nam) hoặc bản sao hộ chiếu (nếu là người nước ngoài) của người đứng đầu Chi nhánh;
• Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Chi nhánh (hợp đồng thuê trụ sở, thỏa thuận khác về thuê, cho khai thác địa điểm…)

Trình tự thực hiện:

• Thương nhân nước ngoài chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và nộp cho Sở Công Thương tỉnh/thành phố nơi dự định đặt trụ sở.
• Sở Công Thương tiếp nhận hồ sơ và xử lý.
• Sau 03 ngày làm việc kể từ ngày nộp hồ sơ, Sở Công Thương ra thông báo sửa đổi, bổ sung nếu hồ sơ chưa hợp lệ.
• Sau 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Sở Công Thương cấp Giấy phép hoặc không cấp Giấy phép và phải nêu rõ nguyên nhân.
• Trường hợp quy định tại Khoản 5 Điều 8 Nghị định này và trường hợp việc thành lập Chi nhánh chưa được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành, Cơ quan cấp Giấy phép gửi văn bản lấy ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản của Cơ quan cấp Giấy phép, Bộ quản lý chuyên ngành có văn bản nêu rõ ý kiến đồng ý hoặc không đồng ý cấp phép thành lập Chi nhánh. Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản của Bộ quản lý chuyên ngành, Cơ quan cấp Giấy phép cấp hoặc không cấp Giấy phép thành lập Chi nhánh cho thương nhân nước ngoài. Trường hợp không cấp phép phải có văn bản nêu rõ lý do.

Lưu ý:

• Đối với các chi nhánh doanh nghiệp nằm trong khu kinh tế, khu công nghiệp thì do hồ sơ sẽ được nhận và xử lý bởi Ban quản lý khu kinh tế, khu công nghiệp đó.
• Sau khi được cấp phép, chi nhánh cần phải thực hiện việc thông báo hoạt động, chính thức đi vào hoạt động như thông tin đã cung cấp cho Sở Công Thương.
• Các quy định trên không áp dụng đối với chi nhánh của doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài được thành lập tại Việt Nam.