Mức phạt đối với doanh nghiệp không nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động trước 05/12/2025

Việc không nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động đúng hạn có thể khiến doanh nghiệp đối mặt với mức phạt đáng kể theo quy định mới. Từ thời điểm trước ngày 05/12/2025, các doanh nghiệp chậm nộp hoặc không nộp báo cáo sẽ bị xử phạt theo Nghị định hiện hành, ảnh hưởng trực tiếp đến uy tín và quá trình quản lý lao động. Bài viết dưới đây giúp doanh nghiệp nắm rõ mức phạt, căn cứ pháp lý và cách phòng tránh vi phạm.

1. Mức phạt đối với hành vi không nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động trước 5/12/2025

Theo Điều 4 Nghị định 145/2020/NĐ-CP được sửa đổi bởi khoản 1 Điều 73 Nghị định 35/2022/NĐ-CP.

Đồng thời, Việc định kỳ báo cáo tình hình thay đổi về lao động theo quy định tại Khoản 2 Điều 4 Nghị định 145/2020/NĐ-CP được thực hiện theo Điều 71 Nghị định 129/2025/NĐ-CP như sau:

Định kỳ 06 tháng (trước ngày 05 tháng 6) và hằng năm (trước ngày 05 tháng 12), người sử dụng lao động phải báo cáo tình hình thay đổi lao động đến Sở Nội vụ thông qua cổng Dịch vụ công Quốc gia theo Mẫu số 01/PLI Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP và thông báo đến cơ quan bảo hiểm xã hội khu vực nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện.

Trường hợp người sử dụng lao động không thể báo cáo tình hình thay đổi lao động thông qua cổng Dịch vụ công Quốc gia thì gửi báo cáo bằng bản giấy theo Mẫu số 01/PLI Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP đến Sở Nội vụ và thông báo đến cơ quan bảo hiểm xã hội khu vực nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện.

Đối với lao động làm việc trong khu công nghiệp, khu kinh tế, người sử dụng lao động phải báo cáo tình hình thay đổi lao động đến Sở Nội vụ, cơ quan bảo hiểm xã hội khu vực nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện và Ban quản lý khu công nghiệp, khu kinh tế để theo dõi.

Như vậy, người sử dụng lao động phải nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động 6 tháng cuối năm 2025 là trước ngày 05 tháng 12 năm 2025

Nếu không nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động, có thể bị phạt theo quy định như sau:

Tại Điều 8 Nghị định 12/2022/NĐ-CP quy định:

“Vi phạm về tuyển dụng, quản lý lao động

…

2. Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động có một trong các hành vi sau đây:

…

1. c) Không báo cáo tình hình thay đổi về lao động theo quy định;

…”

Như vậy, người sử dụng lao động không báo cáo tình hình sử dụng lao động có thể bị phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng.

Lưu ý: Mức phạt trên đây là mức phạt đối với cá nhân vi phạm. Mức phạt tiền đối với tổ chức có hành vi vi phạm tương ứng bằng 02 lần mức phạt tiền đối với cá nhân (theo khoản 1 Điều 6 Nghị định 12/2022/NĐ-CP).

Do đó, tổ chức không báo cáo tình hình sử dụng lao động có thể bị phạt lên đến 20.000.000 đồng.

2. Hướng dẫn cách nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia

Bước 1: Truy cập Cổng Dịch vụ công Quốc gia 

Bước 2: Thực hiện Đăng nhập bằng tài khoản Cổng dịch vụ công quốc gia đã có. Nếu chưa có thì nhấn vào nút Đăng ký.

Bước 3: Sau khi đăng nhập, chọn chức năng “Dịch vụ công trực tuyến”.

Nhập “Báo cáo tình hình sử dụng lao động” trên mục thanh tìm kiếm và chọn “Thủ tục liên thông đăng ký điều chỉnh đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và báo cáo tình hình sử dụng lao động”

Bước 4: Chọn thủ tục, bấm vào “Nộp trực tuyến”.

Bước 5: Kê khai thông tin.

Lựa chọn cơ quan nhận báo cáo là Sở Nội vụ nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện.

Bước 6: Bấm vào nút “Đăng ký” hệ thống sẽ tự ghi nhận thông tin.

Bước 7: Khi màn hình hiện lên bảng “Chúc mừng doanh nghiệp đã cập nhật thông tin cơ quan nhận báo cáo lao động thành công” thì bấm nút “Thoát” để kết thúc thủ tục.

Bước 8: Doanh ngiệp nhập biểu mẫu khai báo và gửi hồ sơ trên hệ thống bảo hiểm xã hội.

Bước 9: Cán bộ bảo hiểm xã hội. xử lý hồ sơ liên quan đến bảo hiểm xã hội.

Bước 10: Cổng Dịch vụ công Quốc gia lấy dữ liệu lao động từ hệ thống cơ sở dữ liệu bảo hiểm xã hội.

Bước 11: Cổng Dịch vụ công Quốc gia tự động gửi báo cáo về hệ thống một cửa của địa phương theo kì báo cáo do Bộ Nội vụ quy định.