Một trong số những vấn đề được doanh nghiệp quan tâm gần đây đó là doanh nghiệp có bắt buộc phải cập nhật địa chỉ trụ sở chính theo địa giới hành chính mới hay không? Việc không cập nhật địa chỉ trụ sở chính theo địa giới hành chính mới có ảnh hưởng gì tới doanh nghiệp? Cùng Luật Hùng Phúc tìm hiểu qua bài viết dưới đây.

1. Doanh nghiệp có bắt buộc phải cập nhật địa chỉ trụ sở chính theo địa giới hành chính mới?

Căn cứ theo Nghị quyết 202/2025/QH15 về việc tổ chức lại đơn vị hành chính cấp tỉnh, hiện nay các địa phương đang khẩn trương triển khai công tác sắp xếp để đảm bảo chính thức đi vào vận hành từ ngày 01/7/2025.

Việc điều chỉnh địa giới hành chính cấp tỉnh sẽ dẫn đến hai tình huống phổ biến đối với doanh nghiệp:

– Thay đổi tên gọi đơn vị hành chính nhưng không thay đổi địa giới;

– Có sự thay đổi thực tế về địa giới hành chính.

Theo nội dung hướng dẫn tại Công văn số 4370/BTC-DNTN năm 2025 của Bộ Tài chính liên quan đến việc đăng ký kinh doanh trong bối cảnh điều chỉnh địa giới hành chính, quy định cụ thể như sau:

– Các tổ chức kinh tế như doanh nghiệp, hộ kinh doanh, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã, tổ hợp tác vẫn tiếp tục sử dụng các giấy tờ đã được cấp trước đây như Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, Giấy chứng nhận đăng ký hợp tác xã hoặc các giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh.

– Cơ quan đăng ký kinh doanh không được phép bắt buộc các chủ thể kinh doanh nêu trên phải cập nhật địa chỉ đăng ký chỉ vì lý do điều chỉnh địa giới hành chính.

Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp hoặc tổ chức có nhu cầu cập nhật lại địa chỉ hành chính mới, họ có thể thực hiện việc này một cách tự nguyện, hoặc thực hiện đồng thời khi đăng ký thay đổi hoặc thông báo thay đổi các thông tin khác trong hồ sơ đăng ký kinh doanh.

Theo các quy định hiện hành, khi có sự thay đổi và điều chỉnh địa giới hành chính do việc sáp nhập tỉnh, thành, pháp luật không bắt buộc doanh nghiệp phải điều chỉnh thông tin địa chỉ trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Cụ thể:

+ Trường hợp sau khi sắp xếp đơn vị hành chính mà chỉ thay đổi tên gọi đơn vị hành chính (không ảnh hưởng đến ranh giới địa lý), doanh nghiệp có thể tiếp tục sử dụng thông tin địa chỉ hiện tại mà không cần làm thủ tục thay đổi.

+ Trường hợp có sự thay đổi và điều chỉnh địa giới hành chính thực tế, doanh nghiệp được khuyến khích cập nhật thông tin địa chỉ mới khi:

> Có nhu cầu điều chỉnh thông tin;

> Hoặc thực hiện đồng thời với việc thay đổi các nội dung khác trong hồ sơ như ngành nghề kinh doanh, vốn điều lệ, người đại diện theo pháp luật…

Việc cập nhật thông tin địa chỉ cũng được khuyến khích trong các tình huống cần đảm bảo tính chính xác và đồng nhất khi tham gia giao dịch thương mại, đấu thầu, hoặc làm hồ sơ tín dụng với ngân hàng.

* Về thủ tục cập nhật địa chỉ theo địa giới hành chính mới:

+ Thực hiện theo quy định tại Điều 63 Nghị định 01/2021/NĐ-CP;

+ Không phát sinh lệ phí;

+ Thời gian xử lý: trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ đầy đủ và hợp lệ.

Sau khi cập nhật địa chỉ trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, doanh nghiệp cần điều chỉnh địa chỉ trên các giấy tờ quan trọng như con dấu, hóa đơn, tài khoản ngân hàng, hợp đồng, và các giấy tờ liên quan khác khác.

Doanh nghiệp có bắt buộc phải cập nhật địa chỉ trụ sở chính theo địa giới hành chính mới sau sáp nhập (Ảnh minh hoạ)

2. Vì sao doanh nghiệp nên cập nhật địa chỉ theo địa giới hành chính mới?

Việc không cập nhật địa chỉ trụ sở chính theo địa giới hành mới có thể gây ra sự bất đồng nhất và khó khăn khi thực hiện các thủ tục hoặc tham gia các giao dịch cần đảm bảo tính pháp lý, đặc biệt là đối các trường hợp cần đảm bảo tính chính xác như: giao dịch thương mại, đấu thầu hoặc làm hồ sơ tín dụng với ngân hàng,…

Do đó, theo hướng dẫn của Bộ Tài chính và quy định tại Nghị định số 01/2021/NĐ-CP, doanh nghiệp không bắt buộc phải thay đổi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp khi địa giới hành chính thay đổi. Tuy nhiên, để bảo đảm tính chính xác, thống nhất trong hồ sơ pháp lý, thuận lợi trong hoạt động giao dịch, ký kết hợp đồng, thực hiện nghĩa vụ thuế, tham gia đấu thầu, vay vốn hoặc các hoạt động khác… doanh nghiệp nên chủ động thực hiện thủ tục cập nhật địa chỉ trụ sở với cơ quan đăng ký kinh doanh.

DỊCH VỤ CẬP NHẬT ĐỊA CHỈ THEO ĐỊA GIỚI HÀNH CHÍNH MỚI CHO DOANH NGHIỆP

Việc cập nhật địa chỉ công ty theo địa giới hành chính mới là không bắt buộc, tuy nhiên, để đảm bảo tính đồng bộ thông tin pháp lý khi giao dịch, đấu thầu, vay vốn hoặc thực hiện các thủ tục khác có liên quan…. Thì việc cập nhật địa chỉ công ty theo địa chỉ mới là cần thiết.

Với đội ngũ luật sư và chuyên viên pháp lý giàu kinh nghiệm trong lĩnh vực pháp lý doanh nghiệp, Luật Hùng Phúc cung cấp trọn gói dịch vụ cập nhật địa chỉ trụ sở theo địa giới hành chính mới, bao gồm:

– Soạn hồ sơ cập nhật địa chỉ theo địa giới hành chính mới;

– Đại diện nộp hồ sơ và làm việc với Phòng Đăng ký kinh doanh;

– Hỗ trợ thay đổi con dấu theo địa chỉ mới;

– Hỗ trợ tư vấn các vấn đề phát sinh khác liên quan đến doanh nghiệp sau khi cập nhật địa chỉ.