Các trình tự, thủ tục đăng ký nhãn hiệu

Trong kinh doanh sản xuất, nhãn hiệu là dấu hiệu để định vị vị trí trong lòng khách hàng. Đăng ký nhãn hiệu giúp bảo vệ quyền thành quả kinh doanh của mình, đặc biệt là trong bối cảnh hàng giả hàng nhái tràn lan hiện nay. Đăng ký nhãn hiệu theo quy định pháp luật hiện hành được thực hiện như sau:

1. Nhãn hiệu là gì? Nhãn hiệu được bảo hộ như thế nào?

Căn cứ theo khoản 16 Điều 4 Luật Sở hữu trí tuệ số 50/2005/QH11 (sửa đổi, bổ sung năm 2022): “Nhãn hiệu là dấu hiệu dùng để phân biệt hàng hóa, dịch vụ của các tổ chức, cá nhân khác nhau.”

Quyền sở hữu nhãn hiệu được xác lập trên cơ sở quyết định cấp văn bằng bảo hộ của cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo thủ tục đăng ký quy định tại Luật này hoặc công nhận đăng ký quốc tế theo điều ước quốc tế mà Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam là thành viên.

2. Trình tự, thủ tục đăng ký nhãn hiệu tại Cục Sở hữu trí tuệ

Hiện nay, đăng ký nhãn hiệu được thực hiện qua 3 hình thức: Trực tuyến, trực tiếp và qua bưu điện.

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký

Trường hợp nộp hồ sơ theo hình thức trực tiếp, cần chuẩn bị hồ sơ như sau:

• Tờ khai đăng ký nhãn hiệu: mẫu số 04 ban hành kèm theo Thông tư số 10/2026/TT-BKHCN
• Mẫu nhãn hiệu: 05 mẫu kích thước không quá 80mm x 80mm.
• Bản sao đăng ký kinh doanh
• Giấy ủy quyền: đối với trường hợp nộp hồ sơ thông qua đại diện sở hữu công nghiệp.

Trường hợp nộp trực tuyến: người nộp hồ sơ chuẩn bị nhãn hiệu bản thiết kế, không yêu cầu chuẩn bị giấy tờ.

Trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện: Chuẩn bị bộ hồ sơ đầy đủ như nộp trực tiếp cùng chứng từ nộp phí, lệ phí: Biên lai thanh toán lệ phí nộp đơn theo quy định

Bước 2: Nộp hồ sơ

Nộp trực tiếp hoặc gửi qua bưu điện: Tại Cục Sở hữu trí tuệ (Hà Nội) hoặc Văn phòng đại diện của Cục tại TP. Hồ Chí Minh và Đà Nẵng.

Nộp trực tuyến: Thông qua Cổng dịch vụ công trực tuyến của Cục Sở hữu trí tuệ bằng chữ ký số hợp lệ.

Bước 3: Thẩm định hình thức đơn

Thời hạn thẩm định: 01 tháng kể từ ngày nộp đơn.

Cục Sở hữu trí tuệ kiểm tra tính hợp lệ về mặt hình thức, người nộp đơn, nhóm phân loại, mẫu nhãn hiệu. Trường hợp đơn đạt, Cục sẽ ra Quyết định chấp nhận đơn hợp lệ.

Trường hợp đơn không hợp lệ, Cục Sở hữu trí tuệ sẽ ra thông báo bổ sung. Cá nhân, tổ chức cần chú ý theo dõi thông báo từ Cục Sở hữu trí tuệ. Quá thời hạn bổ sung theo thông báo của Cục, đơn sẽ bị từ chối.

Bước 4: Công bố đơn

Thời hạn: Trong vòng 02 tháng kể từ ngày đơn được chấp thuận về mặt hình thứclệ, đơn đăng ký sẽ được công bố công khai.

Bước 5: Thẩm định nội dung đơn

Thời hạn theo luật định: Không quá 09 tháng kể từ ngày công bố đơn. Thời gian này có thể kéo dài hơn tuỳ thuộc và tình hình thực tế.

Bước 6: Nộp phí cấp văn bằng và nhận Giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu

Nếu nhãn hiệu đáp ứng đầy đủ điều kiện bảo hộ, Cục Sở hữu trí tuệ ra thông báo dự định cấp văn bằng. Chủ đơn nộp phí, lệ phí cấp bằng và nhận Giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu. Văn bằng có hiệu lực 10 năm kể từ ngày nộp đơn và có thể gia hạn nhiều lần liên tiếp, mỗi lần 10 năm.

3. Những lưu ý khi đăng ký nhãn hiệu

Để tránh lãng phí thời gian và hạn chế tối đa nguy cơ đơn bị từ chối sau nhiều tháng chờ đợi, doanh nghiệp cần lưu ý:

• Tra cứu nhãn hiệu trước khi nộp đơn: Việc tra cứu nhằm kiểm tra sự trùng lặp của nhãn hiệu, đánh giá khả năng thành công của một nhãn hiệu,
• Phân nhóm hàng hóa/dịch vụ chính xác theo Thỏa ước Ni-xơ: Quyền bảo hộ chỉ phát sinh trong phạm vi các nhóm ngành nghề được chỉ định trong tờ khai, do đó, khi đăng ký nhãn hiệu, cần xác định đúng các nhóm hàng hoá/ dịch vụ để không bỏ sót hoặc đăng ký quá dư thừa.
• Lưu ý nguyên tắc nộp đơn đầu tiên (First to file): Đơn đăng ký nhãn hiệu được thẩm định và áp dụng nguyên tắc “đơn đầu tiên”, tức là ưu tiên cho đơn đăng ký trước. Khi đã hình thành nhãn hiệu, nên đăng ký sớm để được hưởng quyền ưu tiên

• Thường xuyên theo dõi công văn từ phía Cục sở hữu trí tuệ: Trong quá trình thẩm định hình thức và nội dung đơn đăng ký nhãn hiệu, Cục Sở hữu trí tuệ sẽ trả lời kết quả thẩm định bằng văn bản. Trường hợp cần sửa đổi, bổ sung hoặc có nội dung cần giải trình mà quá thời hạn theo công văn của Cục, người nộp đơn không tiến hành trả lời và giải trình đơn, hoặc không đóng lệ phí cấp văn bằng đúng hạn, Cục sẽ ra thông báo từ chối đơn đăng ký nhãn hiệu.

Bảo hộ nhãn hiệu không đơn thuần là một thủ tục hành chính, mà là việc xây dựng “tấm khiên” pháp lý bảo vệ giá trị tài sản vô hình lớn nhất của doanh nghiệp. Việc chủ động tìm hiểu, chuẩn bị hồ sơ cẩn trọng và nộp đơn sớm sẽ giúp các chủ sở hữu tự tin phát triển kinh doanh, ngăn chặn triệt để các hành vi xâm phạm và khẳng định vị thế thương hiệu bền vững trên thị trường.