Thành lập doanh nghiệp online: Người được ủy quyền phải xác thực điện tử như thế nào?

Từ tháng 7/2026, thủ tục đăng ký thành lập doanh nghiệp qua mạng có thêm yêu cầu đáng chú ý về xác thực điện tử đối với người nộp hồ sơ và người được ủy quyền thực hiện thủ tục. Quy trình này được Bộ Tài chính triển khai từ ngày 21/7/2026 và được đặt trong khuôn khổ quy định mới về đăng ký doanh nghiệp qua mạng tại Nghị định 296/2026/NĐ-CP.

Thay đổi này đặc biệt cần lưu ý đối với trường hợp chủ doanh nghiệp không trực tiếp thực hiện thủ tục mà ủy quyền cho cá nhân, tổ chức khác nộp hồ sơ thành lập công ty trực tuyến. Vậy người được ủy quyền phải thực hiện xác thực như thế nào và cần chuẩn bị những gì?

1. Quy định mới về đăng ký thành lập doanh nghiệp qua mạng

Ngày 23/7/2026, Chính phủ ban hành Nghị định 296/2026/NĐ-CP, sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 168/2025/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp. Nghị định có hiệu lực ngay từ ngày 23/7/2026 và sửa đổi đáng kể quy trình đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử.

Theo quy định mới, người nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng đăng nhập Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc ứng dụng định danh quốc gia bằng tài khoản định danh điện tử để truy cập Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Sau khi kê khai thông tin và tải hồ sơ lên hệ thống, người nộp hồ sơ phải thực hiện thanh toán phí, lệ phí nếu có và xác thực điện tử theo quy định để hoàn tất việc nộp hồ sơ. Đáng chú ý, Nghị định 296/2026/NĐ-CP đã quy định riêng trường hợp người nộp hồ sơ là người được ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp.

2. Người được ủy quyền nộp hồ sơ thành lập công ty phải làm gì?

Trường hợp người nộp hồ sơ là người được ủy quyền, người này thực hiện việc kê khai thông tin và tải các giấy tờ thuộc thành phần hồ sơ đăng ký doanh nghiệp lên Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Các giấy tờ trong hồ sơ phải được ký số hoặc ký trực tiếp theo quy định và được thể hiện dưới dạng văn bản điện tử để tải lên hệ thống. Sau đó, người nộp hồ sơ thực hiện thanh toán phí, lệ phí nếu có và xác thực điện tử để nộp hồ sơ.

Như vậy, việc ủy quyền cho người khác thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp trực tuyến không đồng nghĩa với việc người được ủy quyền có thể bỏ qua bước xác thực điện tử. Đây là một khâu trong quy trình nộp hồ sơ mà người được ủy quyền cần thực hiện để hồ sơ được gửi trên hệ thống.

3. Quy trình xác thực điện tử được triển khai từ khi nào?

Trước khi Nghị định 296/2026/NĐ-CP có hiệu lực, Bộ Tài chính đã thông báo triển khai Quy trình xác thực điện tử đối với người nộp hồ sơ, người ủy quyền nộp hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp trên Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Theo thông báo của Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, quy trình này được triển khai từ ngày 21/7/2026 và cá nhân, tổ chức phải thực hiện xác thực điện tử để được cấp đăng ký thành lập doanh nghiệp theo quy định.

Do đó, đối với hồ sơ thành lập doanh nghiệp thực hiện trực tuyến từ thời điểm này, doanh nghiệp và người thực hiện thủ tục cần lưu ý đến yêu cầu xác thực điện tử ngay từ khâu chuẩn bị hồ sơ.

4. Người được ủy quyền cần chuẩn bị gì khi nộp hồ sơ online?

Về cơ bản, người được ủy quyền cần lưu ý các nhóm công việc sau:

Thứ nhất, có tài khoản định danh điện tử để đăng nhập hệ thống. Người nộp hồ sơ truy cập Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc ứng dụng định danh quốc gia bằng tài khoản định danh điện tử để thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp.

Thứ hai, chuẩn bị hồ sơ đăng ký doanh nghiệp dưới dạng điện tử. Người được ủy quyền phải kê khai thông tin và tải các giấy tờ thuộc thành phần hồ sơ lên Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Các giấy tờ phải đáp ứng yêu cầu về ký số hoặc ký trực tiếp và hình thức văn bản điện tử theo quy định.

Thứ ba, thực hiện xác thực điện tử khi nộp hồ sơ. Sau khi hoàn tất việc kê khai, tải hồ sơ và thanh toán phí, lệ phí nếu có, người nộp hồ sơ phải thực hiện bước xác thực điện tử để gửi hồ sơ.

Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp hiện cũng có hướng dẫn riêng về quy trình xác thực điện tử đối với người nộp hồ sơ và người ủy quyền nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp.

5. Sau khi xác thực và nộp hồ sơ thì giải quyết như thế nào?

Sau khi hồ sơ được gửi thành công, người nộp hồ sơ sẽ nhận được Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả điện tử. Thông tin đăng ký doanh nghiệp sau đó được truyền từ Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp sang Hệ thống ứng dụng đăng ký thuế để cơ quan đăng ký kinh doanh và cơ quan thuế phối hợp, trao đổi thông tin.

Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh sẽ xem xét tính hợp lệ của hồ sơ và trả kết quả giải quyết theo quy định. Người nộp hồ sơ có thể đăng nhập vào Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp để nhận thông tin phản hồi về kết quả xử lý hồ sơ.

6. Doanh nghiệp cần lưu ý gì khi ủy quyền thành lập công ty online?

Việc số hóa thủ tục đăng ký doanh nghiệp giúp giảm yêu cầu nộp trực tiếp hồ sơ giấy, đồng thời cơ quan đăng ký kinh doanh được khai thác thông tin đã có trong các cơ sở dữ liệu để phục vụ giải quyết thủ tục. Tuy nhiên, đối với hồ sơ do người được ủy quyền thực hiện, doanh nghiệp cần đặc biệt chú ý đến tính thống nhất giữa thông tin người ủy quyền, người được ủy quyền, hồ sơ đăng ký và thông tin xác thực điện tử.

Trước khi nộp hồ sơ, người thực hiện thủ tục nên kiểm tra đầy đủ thông tin kê khai, giấy tờ điện tử và việc ký hồ sơ; đồng thời bảo đảm người được ủy quyền có thể thực hiện bước xác thực điện tử theo yêu cầu của hệ thống. Việc chuẩn bị không đầy đủ có thể khiến quá trình nộp và xử lý hồ sơ phải bổ sung hoặc điều chỉnh.

Quy trình xác thực điện tử đối với người nộp hồ sơ và người được ủy quyền là một điểm đáng chú ý trong quá trình số hóa thủ tục thành lập doanh nghiệp từ tháng 7/2026. Với trường hợp ủy quyền thực hiện thủ tục online, người được ủy quyền không chỉ chuẩn bị và tải hồ sơ lên hệ thống mà còn phải thực hiện các bước xác thực điện tử để hoàn tất việc nộp hồ sơ theo quy định mới. Do đó, doanh nghiệp và cá nhân được ủy quyền nên chủ động kiểm tra tài khoản định danh, hồ sơ điện tử và quy trình xác thực trước khi thực hiện thủ tục, hạn chế việc hồ sơ bị gián đoạn do chưa đáp ứng yêu cầu về xác thực.