04 yêu cầu đối với hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng cần đảm bảo từ 23/8/2026

Từ ngày 23/8/2026, việc đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử tiếp tục được hoàn thiện theo hướng đồng bộ, minh bạch và thuận tiện hơn cho người dân, doanh nghiệp. Tuy nhiên, để hồ sơ được tiếp nhận và xử lý thuận lợi, người nộp hồ sơ cần đặc biệt lưu ý các yêu cầu về thành phần hồ sơ, tính chính xác của thông tin, thông tin liên hệ và giấy tờ ủy quyền. Vậy hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng cần đáp ứng những yêu cầu nào? Trình tự thực hiện ra sao và tài liệu bằng tiếng nước ngoài được xử lý như thế nào? Luật Hùng Phúc xin tổng hợp những nội dung đáng chú ý trong bài viết dưới đây.

1. Các yêu cầu đối với hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử cần đảm bảo từ 23/8/2026

Căn cứ theo khoản 2 Điều 38 Nghị định 168/2025/NĐ-CP được sửa đổi, bổ sung bởi Điều 8 Nghị định 296/2026/NĐ-CP quy định 04 yêu cầu đối với hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử bao gồm:

(1) Có đầy đủ các giấy tờ và nội dung các giấy tờ đó được kê khai đầy đủ theo quy định như hồ sơ bằng bản giấy và được thể hiện dưới dạng văn bản điện tử hoặc dữ liệu điện tử có đầy đủ thông tin theo quy định như hồ sơ đăng ký bằng bản giấy;

(2) Các thông tin đăng ký doanh nghiệp được kê khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp phải đầy đủ và chính xác theo các thông tin trong hồ sơ;

(3) Có thông tin về số điện thoại, thư điện tử của người nộp hồ sơ được kê khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp;

(4) Trường hợp ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp, hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử phải kèm theo các giấy tờ, tài liệu quy định tại Điều 12 Nghị định 168/2025/NĐ-CP và được thể hiện dưới dạng văn bản điện tử hoặc dữ liệu điện tử quy định tại (1)

2. Trình tự, thủ tục đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử

Căn cứ theo Điều 39 Nghị định 168/2025/NĐ-CP được sửa đổi, bổ sung bởi Điều 9 Nghị định 296/2026/NĐ-CP quy định về trình tự thủ tục đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử như sau:

(1) Người nộp hồ sơ đăng nhập Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc ứng dụng định danh quốc gia bằng tài khoản định danh điện tử để truy cập Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Người nộp hồ sơ thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp theo quy trình trên Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp như sau:

– Trường hợp người nộp hồ sơ là người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp

Người nộp hồ sơ kê khai thông tin trên Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Đối với các giấy đề nghị hoặc thông báo có nội dung được kê khai trên Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp và chỉ yêu cầu người nộp hồ sơ ký thì người nộp hồ sơ không phải thực hiện ký số hoặc ký trực tiếp theo quy định và không phải tải lên Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Đối với các giấy tờ khác trong thành phần hồ sơ đăng ký theo quy định, người nộp hồ sơ phải bảo đảm các giấy tờ này được ký số hoặc ký trực tiếp theo quy định, được thể hiện dưới dạng văn bản điện tử và tải các giấy tờ này lên Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Đối với các giấy đề nghị hoặc thông báo có nội dung được kê khai trên Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp yêu cầu nhiều người ký và giấy tờ khác trong thành phần hồ sơ đăng ký theo quy định, người nộp hồ sơ phải bảo đảm các giấy tờ này được ký số hoặc ký trực tiếp theo quy định, được thể hiện dưới dạng văn bản điện tử và tải các giấy tờ này lên Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Người nộp hồ sơ thanh toán phí, lệ phí (nếu có) và thực hiện xác thực điện tử theo quy định để nộp hồ sơ. Sau khi hoàn thành việc gửi hồ sơ, người nộp hồ sơ sẽ nhận được giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả điện tử;

– Trường hợp người nộp hồ sơ là người được ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp

Người nộp hồ sơ kê khai thông tin và tải các giấy tờ trong thành phần hồ sơ đăng ký theo quy định lên Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Các giấy tờ này phải được ký số hoặc ký trực tiếp theo quy định và được thể hiện dưới dạng văn bản điện tử.

Người nộp hồ sơ thanh toán phí, lệ phí (nếu có) và thực hiện xác thực điện tử theo quy định để nộp hồ sơ. Sau khi hoàn thành việc gửi hồ sơ, người nộp hồ sơ sẽ nhận được giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả điện tử.

(2) Các thông tin đăng ký doanh nghiệp trên Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp được truyền sang Hệ thống ứng dụng đăng ký thuế để phối hợp, trao đổi thông tin giữa Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh và Cơ quan thuế.

(3) Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh xem xét tính hợp lệ của hồ sơ và trả kết quả giải quyết hồ sơ cho doanh nghiệp theo quy định tại Luật Doanh nghiệp 2020 và Nghị định 168/2025/NĐ-CP. Người nộp hồ sơ đăng nhập vào Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp để nhận thông tin phản hồi về kết quả xử lý hồ sơ.

(4) Người thành lập doanh nghiệp hoặc doanh nghiệp thực hiện thủ tục đăng ký qua mạng thông tin điện tử có thể dừng thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp theo quy định tại khoản 6 Điều 31 Nghị định 168/2025/NĐ-CP.

3. Ngôn ngữ sử dụng trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp được quy định như thế nào?

Căn cứ theo Điều 10 Nghị định 168/2025/NĐ-CP được thay thế bởi khoản 1 Điều 19 Nghị định 296/2026/NĐ-CP quy định về ngôn ngữ sử dụng trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp như sau:

(1) Các giấy tờ, tài liệu trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp được lập bằng tiếng Việt.

(2) Trường hợp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp có tài liệu bằng tiếng nước ngoài thì hồ sơ phải có bản dịch tiếng Việt được chứng thực chữ ký người dịch kèm theo tài liệu bằng tiếng nước ngoài.

(3) Trường hợp giấy tờ, tài liệu trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp được lập bằng tiếng Việt và tiếng nước ngoài thì nội dung tiếng Việt được sử dụng để thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp.

Đăng ký doanh nghiệp qua mạng giúp tiết kiệm thời gian, chi phí và đơn giản hóa nhiều bước thủ tục hành chính. Tuy nhiên, chỉ một sai sót nhỏ trong việc kê khai thông tin, chuẩn bị tài liệu điện tử hoặc giấy tờ ủy quyền cũng có thể khiến hồ sơ phải sửa đổi, bổ sung và kéo dài thời gian giải quyết. Vì vậy, doanh nghiệp và người thực hiện thủ tục cần chủ động cập nhật quy định mới, kiểm tra kỹ hồ sơ trước khi nộp. Luật Hùng Phúc luôn đặt khách hàng làm trung tâm, coi trọng chất lượng dịch vụ, chính trực và tuân thủ pháp luật, sẵn sàng đồng hành cùng doanh nghiệp trong quá trình đăng ký, thay đổi và hoàn thiện các thủ tục pháp lý liên quan đến hoạt động kinh doanh.