Thời điểm lập hóa đơn điện tử theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP

Trong quản trị tài chính – kế toán của mỗi doanh nghiệp, việc lập hóa đơn điện tử không chỉ đơn thuần là hoàn thành một thủ tục hành chính hay thủ tục bán hàng. Đó là nghĩa vụ pháp lý cốt lõi, ảnh hưởng trực tiếp đến tính hợp lệ của chi phí được trừ khi tính thuế TNDN, quyền lợi khấu trừ thuế GTGT của người mua, cũng như uy tín tuân thủ pháp luật của doanh nghiệp trước cơ quan Thuế.

Lập hóa đơn sai thời điểm là một trong những lỗi vi phạm phổ biến nhất mà các doanh nghiệp thường gặp phải khi quyết toán thuế. Hành vi này không chỉ dẫn đến nguy cơ bị xử phạt vi phạm hành chính về thuế và hóa đơn, mà còn gây ra nhiều rắc rối bất tiện trong việc đối soát công nợ giữa các bên.

Để giúp các cấp quản lý, chủ doanh nghiệp và đặc biệt là đội ngũ kế toán nắm vững quy định, chủ động trong công tác xuất hóa đơn và hạn chế tối đa rủi ro tài chính, bài viết này sẽ tổng hợp và hệ thống hóa chi tiết 24 trường hợp về thời điểm lập hóa đơn điện tử theo Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP.

1. Thời điểm lập hóa đơn điện tử

Thời điểm lập hóa đơn điện tử được quy định cụ thể cho từng loại hình hàng hóa, dịch vụ và phương thức giao dịch đặc thù. Dưới đây là chi tiết thời điểm xuất hóa đơn cho từng nhóm ngành nghề cụ thể:

Nhóm 1: Các giao dịch thương mại và sản xuất thông thường

1. Bán hàng hóa: Thời điểm lập hóa đơn là khi chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phụ thuộc vào việc đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
2. Xuất khẩu hàng hóa (kể cả gia công): Do người bán tự xác định phù hợp với thỏa thuận, nhưng chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa hoàn thành thủ tục thông quan.
3. Cung cấp dịch vụ: Thời điểm lập hóa đơn là khi hoàn thành việc cung cấp dịch vụ. Trường hợp người bán có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn chính là thời điểm thu tiền (lưu ý: không áp dụng đối với khoản tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để bảo đảm thực hiện hợp đồng).
4. Giao hàng nhiều lần, bàn giao từng hạng mục/công đoạn: Mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ đều phải lập hóa đơn tương ứng với giá trị và khối lượng hàng hóa, dịch vụ được bàn giao.
5. Xây dựng, lắp đặt: Thời điểm lập hóa đơn là khi nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình hoặc khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành (không phân biệt đã thu được tiền hay chưa).
6. Kinh doanh bất động sản, hạ tầng, nhà để bán: Nếu thu tiền theo tiến độ thực hiện dự án hoặc tiến độ thu tiền ghi trong hợp đồng: Lập hóa đơn tại thời điểm thu tiền. Khi chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng: Lập hóa đơn theo quy định đối với bán hàng hóa.

Nhóm 2: Dịch vụ cần đối soát dữ liệu và dịch vụ hạ tầng, viễn thông

5. Các dịch vụ phải đối soát dữ liệu (Điện, logistics, bưu chính, ngân hàng, bảo hiểm, chứng khoán, TMĐT, công nghệ số, taxi DN…): Thời điểm lập hóa đơn là sau khi hoàn thành việc đối soát dữ liệu nhưng chậm nhất không quá ngày 07 của tháng sau hoặc không quá 07 ngày kể từ khi kết thúc kỳ quy ước.
6. Viễn thông, CNTT, dữ liệu phải đối soát giữa các đơn vị: Lập hóa đơn sau khi hoàn thành đối soát dữ liệu cước dịch vụ, nhưng chậm nhất không quá 02 tháng kể từ tháng phát sinh cước.
7. Bán thẻ điện thoại trả trước, hóa mạng: Cuối ngày hoặc định kỳ trong tháng, lập 01 hóa đơn tổng hợp đối với các khách hàng không lấy hóa đơn hoặc không cung cấp thông tin.
8. Dịch vụ vận tải hàng không bán không qua website, TMĐT: Lập hóa đơn chậm nhất 05 ngày kể từ ngày chứng từ dịch vụ được phát hành trên hệ thống.
9. Vận tải hàng không, bảo hiểm qua đại lý: Lập hóa đơn sau khi hoàn thành việc đối soát dữ liệu nhưng chậm nhất ngày 10 của tháng sau.

Nhóm 3: Năng lượng, nhiên liệu và thị trường đặc thù 

11. Dầu thô, condensate, sản phẩm từ dầu thô: Lập hóa đơn khi xác định được giá bán chính thức.
12. Khí thiên nhiên, khí đồng hành, khí than: Lập hóa đơn khi xác định được sản lượng giao trong tháng, nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của thời hạn kê khai thuế đối với tháng phát sinh nghĩa vụ thuế.
13. Bán điện trên thị trường điện: Thời điểm lập hóa đơn căn cứ theo thời điểm đối soát thanh toán giữa các đơn vị, nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của thời hạn kê khai thuế.
14. Bán lẻ xăng dầu: Lập hóa đơn điện tử ngay khi kết thúc từng lần bán hàng cho khách hàng.

Nhóm 4: Tài chính, Y tế, Vận tải và DV đặc thù khác

16. Cho vay của tổ chức tín dụng: Lập hóa đơn theo kỳ thu lãi. Nếu đến kỳ chưa thu được lãi thì lập khi thu được tiền lãi; trường hợp trả lãi trước hạn thì lập tại thời điểm thu lãi trước hạn.
17. Taxi sử dụng phần mềm tính tiền: Lập hóa đơn khi kết thúc chuyến đi và đồng thời chuyển dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế.
18. Cơ sở khám chữa bệnh: Nếu khách hàng không lấy hóa đơn thì cuối ngày lập 01 hóa đơn tổng hợp; nếu khách hàng yêu cầu thì lập ngay. Đối với dịch vụ thanh toán BHYT, thời điểm lập hóa đơn là khi có xác nhận thanh quyết toán của cơ quan BHXH.
19. Thu phí đường bộ điện tử không dừng (ETC): Lập theo từng lượt xe hoặc có thể lập hóa đơn định kỳ, chậm nhất là ngày cuối tháng.
20. Kinh doanh bảo hiểm: Thời điểm lập hóa đơn là khi ghi nhận doanh thu bảo hiểm. Trường hợp hợp đồng đóng bảo hiểm thực hiện theo quy định riêng về thu hộ, chi hộ thì tuân thủ theo hướng dẫn thu/chi hộ.
21. Xổ số truyền thống: Lập hóa đơn cho từng đại lý sau khi thu hồi vé không bán hết và trước kỳ mở thưởng tiếp theo.
22. Casino, trò chơi điện tử có thưởng: Lập hóa đơn chậm nhất 01 ngày sau ngày xác định doanh thu và đồng thời chuyển dữ liệu cho cơ quan thuế.
23. Dịch vụ cung cấp cho cá nhân có hệ thống quản lý giao dịch (Ngân hàng, ví điện tử, chứng khoán, TMĐT, xe buýt, taxi, gửi xe, rạp chiếu phim…): Được chuyển dữ liệu chi tiết giao dịch cho cơ quan thuế theo quy định; doanh nghiệp chịu trách nhiệm lưu trữ và cung cấp đầy đủ khi cơ quan thuế yêu cầu.
24. Giao dịch phát sinh ban đêm: Trường hợp doanh nghiệp chưa có phần mềm lập hóa đơn tự động thì được lập hóa đơn chậm nhất vào ngày làm việc tiếp theo.

Nắm vững và thực hiện chuẩn xác thời điểm lập hóa đơn điện tử theo Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định pháp luật, mà còn là giải pháp hàng đầu để hạn chế rủi ro bị truy thu, xử phạt hành chính trong các kỳ thanh tra, kiểm tra thuế.

Mọi vướng mắc cần giải đáp, Quý khách vui lòng liên hệ Hotline: 0979 80 1111 để được hỗ trợ.