Thành phần hồ sơ xin cấp giấy phép cho người lao động nước ngoài

Trong bối cảnh doanh nghiệp ngày càng có nhu cầu tuyển dụng chuyên gia, quản lý, lao động kỹ thuật là người lao động nước ngoài, việc chuẩn bị đúng – đủ – hợp lệ hồ sơ xin cấp giấy phép lao động là yếu tố quyết định để tránh bị trả hồ sơ, kéo dài thời gian và phát sinh rủi ro xử phạt. Vậy thành phần hồ sơ xin cấp giấy phép cho người lao động nước ngoài gồm những giấy tờ nào?  Trong bài viết này, Luật Hùng Phúc sẽ tổng hợp đầy đủ danh mục giấy tờ cần chuẩn bị theo quy định hiện hành, kèm các lưu ý thực tiễn giúp doanh nghiệp nộp hồ sơ thuận lợi ngay từ lần đầu.

1. Quy phạm pháp luật điều chỉnh

Hiện nay văn bản pháp luật điều chỉnh trực tiếp lĩnh vực lao động nước ngoài gồm có: Luật Lao động năm 2019 sửa đổi bổ sung năm 2025; Nghị định 219/2025/NĐ-CP quy định về người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam.

Người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam (sau đây viết tắt là người lao động nước ngoài) là công dân nước ngoài vào làm việc tại các vị trí công việc như: Nhà quản lý; Giám đốc điều hành; Chuyên gia; Lao động kỹ thuật.

2. Điều kiện người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam

Tại Điều 151 Bộ Luật Lao động năm 2019 sửa đổi, bổ sung năm 2025 quy định về điều kiện người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam như sau:

“Điều 151. Điều kiện người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam

Người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam là người có quốc tịch nước ngoài và phải đáp ứng các điều kiện sau đây:

a) Đủ 18 tuổi trở lên và có năng lực hành vi dân sự đầy đủ;

b) Có trình độ chuyên môn, kỹ thuật, tay nghề, kinh nghiệm làm việc; có đủ sức khỏe theo quy định của Bộ trưởng Bộ Y tế;

c) Không phải là người đang trong thời gian chấp hành hình phạt hoặc chưa được xóa án tích hoặc đang trong thời gian bị truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp luật nước ngoài hoặc pháp luật Việt Nam;

d) Có giấy phép lao động do cơ quan nhà nước có thẩm quyền của Việt Nam cấp, trừ trường hợp quy định tại Điều 154 của Bộ luật này.

Thời hạn của hợp đồng lao động đối với người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam không được vượt quá thời hạn của Giấy phép lao động. Khi sử dụng người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam, hai bên có thể thỏa thuận giao kết nhiều lần hợp đồng lao động xác định thời hạn.

Người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam phải tuân theo pháp luật lao động Việt Nam và được pháp luật Việt Nam bảo vệ, trừ trường hợp điều ước quốc tế mà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam là thành viên có quy định khác.”

Như vậy, theo quy định nêu trên người nước ngoài làm việc tại Việt Nam cần đáp ứng các điều kiện về độ tuổi lao động, về trình độ chuyên môn, về tính tự do đi lại (không chấp hành hình phạt hoặc chưa được xóa án tích) và phải có giấy phép lao động.

2. Hồ sơ xin cấp giấy phép lao động

Tại Điều 18 Nghị định 219/2025/NĐ-CP quy định hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động như sau:

Điều 18. Hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động

Văn bản của người sử dụng lao động báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài và đề nghị cấp giấy phép lao động theo Mẫu số 03 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định này.

Giấy khám sức khỏe do cơ sở khám bệnh, chữa bệnh có đủ điều kiện cấp, trừ trường hợp kết quả khám sức khỏe đã được kết nối, chia sẻ trên Hệ thống thông tin về quản lý hoạt động khám bệnh, chữa bệnh hoặc cơ sở dữ liệu quốc gia về y tế. Đối với giấy khám sức khỏe do cơ sở y tế có thẩm quyền của nước ngoài cấp được sử dụng trong trường hợp Việt Nam và quốc gia hoặc vùng lãnh thổ cấp giấy khám sức khỏe có điều ước hoặc thỏa thuận thừa nhận lẫn nhau và thời hạn sử dụng của giấy khám sức khỏe đó không quá 12 tháng kể từ ngày được cấp.

Hộ chiếu còn thời hạn.

Phiếu lý lịch tư pháp hoặc văn bản xác nhận người lao động nước ngoài không phải là người đang trong thời gian chấp hành hình phạt hoặc chưa được xóa án tích hoặc đang trong thời gian bị truy cứu trách nhiệm hình sự của nước ngoài hoặc của Việt Nam cấp không quá 6 tháng, kể từ ngày cấp đến ngày nộp hồ sơ, trừ trường hợp đã thực hiện liên thông thủ tục hành chính về cấp Phiếu lý lịch tư pháp và cấp giấy phép lao động theo quy định tại khoản 3 Điều 6 Nghị định này.

02 ảnh màu (kích thước 4 cm x 6 cm, phông nền trắng, mặt nhìn thẳng, đầu để trần, không đeo kính).

Giấy tờ chứng minh hình thức làm việc của người lao động nước ngoài là một trong các giấy tờ sau:

a) Văn bản của người sử dụng lao động tại nước ngoài cử người lao động nước ngoài sang làm việc có thời hạn tại hiện diện thương mại trên lãnh thổ Việt Nam và xác nhận đã được người sử dụng lao động tại nước ngoài tuyển dụng trước đó ít nhất 12 tháng liên tục ngay trước khi vào Việt Nam làm việc đối với trường hợp quy định tại điểm b khoản 1 Điều 2 Nghị định này;

b) Văn bản của người sử dụng lao động cử người lao động nước ngoài kèm hợp đồng hoặc thỏa thuận được ký kết đối với trường hợp quy định tại điểm c, điểm i khoản 1 Điều 2 Nghị định này;

c) Hợp đồng cung cấp dịch vụ ký kết giữa đối tác Việt Nam và nước ngoài và văn bản chứng minh người lao động nước ngoài đã làm việc cho doanh nghiệp nước ngoài không có hiện diện thương mại tại Việt Nam được ít nhất 24 tháng đối với trường hợp quy định tại điểm d khoản 1 Điều 2 Nghị định này;

d) Trường hợp quy định tại điểm đ khoản 1 Điều 2 Nghị định này phải có văn bản của nhà cung cấp dịch vụ cử người lao động nước ngoài vào Việt Nam để đàm phán cung cấp dịch vụ;

đ) Văn bản của người sử dụng lao động tại nước ngoài cử người lao động nước ngoài sang làm việc tại Việt Nam và phù hợp với vị trí dự kiến làm việc đối với trường hợp quy định tại điểm h khoản 1 Điều 2 Nghị định này;

e) Trường hợp quy định tại điểm l khoản 1 Điều 2 Nghị định này phải có giấy tờ chứng minh là nhà quản lý theo quy định tại khoản 1 Điều 3 Nghị định này.

Giấy tờ chứng minh người lao động nước ngoài là nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia, lao động kỹ thuật theo quy định tại Điều 19 Nghị định này.”

Trên đây là những tư vấn của Luật Hùng Phúc về các quy định pháp luật liên quan đến việc xin giấy phép lao động. Luật Hùng Phúc cung cấp trọng gói dịch vụ xin giấy phép lao động cho người nước ngoài làm việc tại Việt Nam gồm: Tư vấn các vấn đề pháp lý liên quan đến dịch vụ xin giấy phép lao động; soạn hồ sơ xin giấy phép lao động; nộp hồ sơ và nhận kết quả trả khách hàng.

DỊCH VỤ XIN CẤP GIẤY PHÉP LAO ĐỘNG (WORK PERMIT) CHO NGƯỜI LAO ĐỘNG NƯỚC NGOÀI

Nghị định 219/2025/NĐ-CP quy định về quản lý người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam có hiệu lực khiến nhiều doanh nghiệp và nhà đầu tư không kịp chuẩn bị, lúng túng trước hàng loạt quy định mới so với trước đây.

Để đảm bảo có giấy phép lao động đúng thời hạn để người lao động nước ngoài vào làm việc theo đúng kế hoạch của công ty, không tốn thêm thời gian và chi phí xuất nhập cảnh, việc lựa chọn một đơn vị pháp lý đại diện thực hiện thủ tục xin cấp GPLĐ là một lựa chọn tối ưu cho doanh nghiệp.

Với đội ngũ luật sư và chuyên viên pháp lý am hiểu và giàu kinh nghiệm trong lĩnh vực lao động, pháp lý doanh nghiệp, Luật Hùng Phúc cung cấp dịch vụ xin cấp Giấy phép lao động cho người nước ngoài trọn gói, bao gồm:

– Tư vấn, hỗ trợ doanh nghiệp chuẩn bị bộ hồ sơ đầy đủ xin giấy phép lao động cho từng trường hợp;

– Tư vấn vị trí công việc phù hợp với người lao động nước ngoài;

– Xin cấp mới giấy phép lao động cho người nước ngoài;

– Gia hạn giấy phép lao động cho người nước ngoài;

– Xin cấp lại Giấy phép lao động cho người nước ngoài;

– Xin miễn Giấy phép lao động cho người nước ngoài thuộc diện được miễn Giấy phép lao động;

– Hướng dẫn, hỗ trợ doanh nghiệp xin cấp thẻ tạm trú cho người lao động sau khi được cấp GPLĐ.

Vì sao nên lựa chọn dịch vụ pháp lý của Luật Hùng Phúc?

• Dịch vụ được thực hiện bởi các Luật sư/Chuyên viên có nhiều năm kinh nghiệm pháp lý trong lĩnh vực pháp lý Doanh nghiệp, Lao động, Kinh doanh thương mại,…
• Luôn đặt khách hàng làm trung tâm để tư vấn, đưa ra phương án giải quyết có lợi nhất;
• Thời gian làm việc nhanh chóng, tiết kiệm chi phí;
• Thông tin khách hàng luôn được bảo mật 100%.

Chúng tôi cam kết đồng hành cùng doanh nghiệp và người lao động trong mọi tình huống pháp lý, không chỉ mang đến giải pháp tối ưu – hiệu quả bền vững, mà còn góp phần tạo dựng những giá trị tích cực cho cộng đồng và xã hội.

———————————————————

Luật Hùng Phúc – Vì những điều tốt đẹp.

Luôn đồng hành cùng sự phát triển hưng thịnh của doanh nghiệp!