Chi lương qua tài khoản của người được ủy quyền có được tính chi phí được trừ khi thính thuế TNDN?

Theo hướng dẫn tại Công văn ngày 09/01/2026 của cơ quan thuế, đối với khoản tiền lương từ 5 triệu đồng/tháng trở lên, doanh nghiệp bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thì mới được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN. Quy định này đặt ra yêu cầu chặt chẽ về hình thức thanh toán nhằm hạn chế rủi ro loại chi phí khi quyết toán thuế.

Vậy trong thực tế, nếu người lao động không trực tiếp nhận lương mà ủy quyền cho người khác nhận thay, doanh nghiệp có được phép chuyển khoản vào tài khoản của người được ủy quyền để vẫn đảm bảo điều kiện chi phí được trừ hay không? Trường hợp này cần đáp ứng những điều kiện pháp lý nào về ủy quyền, chứng từ và hồ sơ lao động để tránh bị cơ quan thuế ấn định và loại chi phí?

1. Chi lương qua tài khoản của người được ủy quyền có được tính chi phí được trừ khi tính thuế TNDN?

Công văn 654/TNI-QLDN1 đã làm rõ trường hợp người lao động của Công ty không có tài khoản ngân hàng và thực hiện ủy quyền hợp pháp cho cá nhân khác nhận thay tiền lương, Công ty được phép chi trả vào tài khoản ngân hàng của người được ủy quyền. Khoản chi này được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.

Căn cứ khoản 1 Điều 94 Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động phải trả lương trực tiếp cho người lao động; nếu người lao động không thể nhận trực tiếp thì có thể trả cho người được ủy quyền hợp pháp.

Theo Công văn 654/TNI-QLDN1 nếu người lao động không có tài khoản ngân hàng và có văn bản ủy quyền hợp pháp cho cá nhân khác nhận thay thì doanh nghiệp được phép chuyển tiền lương vào tài khoản của người được ủy quyền và vẫn được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN nếu đáp ứng đồng thời các điều kiện:

Thứ nhất, về hồ sơ lao động: Có đầy đủ hợp đồng lao động, bảng chấm công, bảng tính lương thể hiện khoản chi thực tế phát sinh phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh.

Thứ hai, về tính pháp lý của việc ủy quyền: Có hợp đồng hoặc giấy ủy quyền được lập đúng quy định của pháp luật dân sự, được công chứng hoặc chứng thực tại cơ quan có thẩm quyền; nội dung nêu rõ thông tin các bên và tài khoản nhận tiền.

Thứ ba, về chứng từ thanh toán: Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (đối với khoản chi từ 05 triệu đồng trở lên), nội dung ủy nhiệm chi phải ghi rõ thanh toán tiền lương theo văn bản ủy quyền tương ứng.

2. Thu nhập chịu thuế và bù trừ thu nhập chịu thuế TNDN theo Nghị định 320

Thu nhập chịu thuế và bù trừ thu nhập chịu thuế TNDN trong kỳ tính thuế được quy định tại Điều 6 Nghị định 320/2025/NĐ-CP, cụ thể như sau:

– Doanh nghiệp có nhiều hoạt động sản xuất, kinh doanh trong kỳ tính thuế thì thu nhập chịu thuế từ hoạt động sản xuất, kinh doanh là tổng thu nhập của tất cả các hoạt động sản xuất, kinh doanh.

– Trường hợp doanh nghiệp có hoạt động sản xuất, kinh doanh bị lỗ thì được bù trừ số lỗ vào thu nhập chịu thuế của các hoạt động sản xuất, kinh doanh có thu nhập do doanh nghiệp tự lựa chọn, trừ trường hợp quy định tại khoản 3 và khoản 4 Điều 6 Nghị định 320/2025/NĐ-CP.

Phần thu nhập chịu thuế còn lại sau khi bù trừ áp dụng mức thuế suất thuế thu nhập doanh nghiệp của hoạt động sản xuất, kinh doanh còn thu nhập.

– Trường hợp doanh nghiệp có hoạt động chuyển nhượng bất động sản, chuyển nhượng dự án đầu tư, chuyển nhượng quyền tham gia dự án đầu tư bị lỗ thì không bù trừ với thu nhập chịu thuế của hoạt động sản xuất, kinh doanh đang được hưởng ưu đãi thuế có thu nhập.

– Thu nhập chịu thuế từ hoạt động chuyển nhượng dự án đầu tư thăm dò, khai thác, chế biến khoáng sản; chuyển nhượng quyền tham gia dự án đầu tư thăm dò, khai thác, chế biến khoáng sản; chuyển nhượng quyền thăm dò, khai thác, chế biến khoáng sản phải xác định riêng để kê khai nộp thuế, không được bù trừ lỗ, lãi với hoạt động sản xuất, kinh doanh trong kỳ tính thuế.

Trong thực tiễn quyết toán, rủi ro lớn nhất không nằm ở hình thức “chuyển khoản cho người được ủy quyền”, mà nằm ở tính hợp lệ và logic của bộ hồ sơ chứng từ. Nếu doanh nghiệp không chứng minh được mối liên hệ giữa người lao động – người được ủy quyền – khoản tiền lương thực trả, cơ quan thuế hoàn toàn có thể loại chi phí.

Do đó, để đảm bảo an toàn pháp lý và hạn chế rủi ro khi thanh tra, kiểm tra thuế, doanh nghiệp cần xây dựng quy trình chi trả lương chặt chẽ, lưu trữ hồ sơ đầy đủ và thực hiện đúng quy định ngay từ đầu. Việc tuân thủ đúng sẽ giúp doanh nghiệp bảo toàn chi phí hợp lý, tối ưu nghĩa vụ thuế và phòng ngừa tranh chấp về sau.