Giao cho nhân viên mua hộ hàng hóa, Công ty được trừ chi phí khi xác định thu nhập chịu thuế như thế nào?

Theo quy định của Luật thuế thu nhập doanh nghiệp hiện hành, thu nhập chịu thuế của doanh nghiệp không tính trên toàn bộ doanh thu mà được trừ đi các khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh và các khoản chi thực tế phát sinh khác. Trong hoạt động kinh doanh, việc doanh nghiệp giao cho nhân viên mua hộ hàng hóa là tình huống phổ biến nhằm đảm bảo tính linh hoạt và kịp thời trong vận hành. Vậy khi Công ty giao cho nhân viên mua hộ hàng hóa, dịch vụ mà không chi trực tiếp từ tài khoản của Công ty thì có được trừ chi phí này khi kê khai thuế thu nhập doanh nghiệp hay không. Bài viết dưới đây của Luật Hùng Phúc sẽ giúp bạn đọc làm rõ các quy định hiện hành về vấn đề này, từ đó giúp doanh nghiệp hiểu rõ về quyền và nghĩa vụ của mình trong việc kê khai thuế thu nhập doanh nghiệp, từ đó hạn chế những rủi ro phát sinh liên quan đến việc không được trừ chi phí khi xác định thu nhập chịu thuế.

1. Trường hợp giao nhân viên mua hàng hóa được trừ chi phí khi tính thuế TNDN

Ngày 12/03/2026, Thông tư 20/2026/TT-BTC được Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành và có hiệu lực hướng dẫn một số điều Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp và Nghị định 320/2025/NĐ-CP. Đáng chú ý, Thông tư này đã quy định cụ thể hồ sơ đối với khoản chi do nhân viên ứng tiền mua hộ hàng hóa, dịch vụ cho doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế của doanh nghiệp.

Cụ thể, các khoản chi này được coi là các khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt quy định tại điểm c khoản 1 Điều 9 Luật thuế thu nhập doanh nghiệp, khi đáp ứng đầy đủ các yếu tố sau:

• Doanh nghiệp phải ủy quyền/ giao cho người lao động trực tiếp mua hàng hóa, dịch vụ;
• Hàng hóa, dịch vụ được mua phải phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của chính doanh nghiệp;
• Giá trị hàng hóa, dịch vụ từ 5 triệu đồng trở lên và được người lao động thanh toán bằng dịch vụ không dùng tiền mặt.

2. Hồ sơ khoản chi hợp lệ để được trừ chi phí khi xác định thu nhập chịu thuế

Căn cứ điểm b, khoản 13 Điều 3 Thông tư 20/2026/TT-BTC quy định đối với trường hợp giao nhân viên mua hộ hàng hóa như đã được trình bày trên đây, hồ sơ hợp lệ để doanh nghiệp được trừ chi phí khi xác định thu nhập chịu thuế bao gồm:

• Hóa đơn, chứng từ theo quy định của pháp luật về kế toán, hóa đơn, chứng từ;
• Quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ hoặc quyết định của doanh nghiệp quy định việc ủy quyền hoặc cho phép người lao động được phép thanh toán khoản mua hàng hóa, dịch vụ để phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp;
• Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của người lao động khi mua hàng hóa, dịch vụ theo ủy quyền của doanh nghiệp;
• Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp thanh toán lại cho người lao động.

Ngoài ra, đối với trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên nhưng tại thời điểm ghi nhận chi phí doanh nghiệp chưa thực hiện thanh toán thì vẫn được tính vào chi phí được trừ nếu có đầy đủ hợp đồng mua bán và biên bản bàn giao hàng hóa, dịch vụ; tuy nhiên khi thực hiện thanh toán sau đó, doanh nghiệp bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để đảm bảo tính hợp lệ của khoản chi theo quy định.

Việc tối ưu hóa chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế là một trong những ưu tiên hàng đầu của doanh nghiệp trong quá trình quản lý tài chính và tuân thủ pháp luật thuế. Quy định tại Thông tư 20/2026/TT-BTC đặt ra yêu cầu cho doanh nghiệp phải thiết lập được một hệ thống quản trị nội bộ minh bạch, nơi mà mọi hành vi mua sắm của nhân viên đều phải dựa trên một văn bản ủy quyền cụ thể hoặc được quy định rõ ràng trong quy chế tài chính. Nếu thiếu đi nền tảng văn bản này, dù hàng hóa có thực tế phục vụ sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp vẫn đối mặt với rủi ro bị loại chi phí khi quyết toán thuế do không chứng minh được mối quan hệ ủy quyền hợp pháp. Để tận dụng tối đa các quyền lợi của mình và hạn chế rủi ro pháp lý, doanh nghiệp cần chủ động rà soát và cập nhật quy chế chi tiêu nội bộ sao cho tương thích hoàn toàn với các điều kiện về hóa đơn, chứng từ và phương thức thanh toán theo hướng dẫn mới.

Mọi thắc mắc cần giải đáp, Quý khách vui lòng liên hệ Hotline: 0979 80 1111 để được tư vấn chi tiết!