Điều kiện và thủ tục giải thể doanh nghiệp theo quy định hiện hành

Trong vòng đời hoạt động của một doanh nghiệp, việc chấm dứt hoạt động là điều hoàn toàn có thể xảy ra do thay đổi chiến lược kinh doanh, hết thời hạn hoạt động, tái cơ cấu hoặc không còn đáp ứng điều kiện duy trì tư cách pháp lý theo quy định của pháp luật. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp ngừng hoạt động là đương nhiên được xóa tên khỏi hệ thống đăng ký kinh doanh.

Dưới góc độ pháp lý, giải thể doanh nghiệp là thủ tục nhằm chấm dứt sự tồn tại của doanh nghiệp sau khi đã hoàn thành toàn bộ nghĩa vụ về tài sản, nghĩa vụ thuế và các nghĩa vụ khác đối với Nhà nước, người lao động, đối tác cũng như các chủ nợ. Đây là một quy trình có tính chất bắt buộc, được điều chỉnh chủ yếu bởi Luật Doanh nghiệp năm 2020 và các văn bản hướng dẫn thi hành. Bài viết sau đây sẽ cung cấp cái nhìn tổng quan về điều kiện và thủ tục giải thể doanh nghiệp theo quy định hiện hành.

1. Những trường hợp doanh nghiệp được giải thể

Khoản 1 Điều 207 Luật Doanh nghiệp năm 2020 quy định doanh nghiệp bị giải thể trong các trường hợp sau:

Thứ nhất, hết thời hạn hoạt động: Doanh nghiệp được thành lập với thời hạn hoạt động xác định theo Điều lệ. Khi thời hạn này kết thúc mà doanh nghiệp không thực hiện thủ tục gia hạn thì phải tiến hành giải thể theo quy định.

Thứ hai, giải thể theo ý chí của chủ sở hữu doanh nghiệp: Tùy từng loại hình doanh nghiệp, quyết định giải thể thuộc thẩm quyền của:

• Chủ doanh nghiệp tư nhân;
• Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên và công ty hợp danh;
• Chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên;
• Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần.

Đây là trường hợp phổ biến nhất trong thực tiễn khi doanh nghiệp chủ động chấm dứt hoạt động vì lý do kinh doanh.

Thứ ba, không còn đáp ứng số lượng thành viên tối thiểu: Doanh nghiệp phải giải thể nếu không bảo đảm số lượng thành viên tối thiểu theo quy định của Luật Doanh nghiệp trong thời hạn 06 tháng liên tục mà không thực hiện thủ tục chuyển đổi loại hình doanh nghiệp.

Ví dụ:

• Công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên chỉ còn một thành viên;
• Công ty cổ phần chỉ còn dưới ba cổ đông;
• Công ty hợp danh chỉ còn một thành viên hợp danh.

Thứ tư, bị thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp: Trừ trường hợp pháp luật về quản lý thuế có quy định khác, doanh nghiệp bị thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp sẽ phải thực hiện thủ tục giải thể theo quy định.

Thứ năm, theo quyết định có hiệu lực pháp luật của Tòa án: Trong một số trường hợp đặc biệt, Tòa án có thể ra quyết định buộc doanh nghiệp chấm dứt hoạt động theo quy định của pháp luật.

2. Điều kiện để doanh nghiệp được giải thể

Không phải mọi doanh nghiệp đều có thể thực hiện thủ tục giải thể ngay khi có nhu cầu. Khoản 2 Điều 207 Luật Doanh nghiệp năm 2020 quy định doanh nghiệp chỉ được giải thể khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

Thứ nhất: Thanh toán toàn bộ nghĩa vụ tài chính: Doanh nghiệp phải hoàn thành việc thanh toán: Các khoản nợ thuế; các khoản nợ bảo hiểm xã hội; tiền lương, trợ cấp và quyền lợi khác của người lao động; nghĩa vụ đối với đối tác, khách hàng và các chủ nợ khác.

Thứ hai: Không đang trong quá trình giải quyết tranh chấp

• Doanh nghiệp không được giải thể nếu đang là đương sự trong vụ án tại Tòa án hoặc đang tham gia quá trình giải quyết tranh chấp tại Trọng tài thương mại.
• Người quản lý có liên quan và doanh nghiệp cùng chịu trách nhiệm đối với các khoản nợ chưa được thanh toán nếu việc giải thể không bảo đảm đúng quy định pháp luật.

Thứ ba: Hoàn tất việc chấm dứt hoạt động các đơn vị phụ thuộc:

• Trước khi nộp hồ sơ giải thể doanh nghiệp, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục chấm dứt hoạt động đối với: Chi nhánh; văn phòng đại diện; địa điểm kinh doanh.
• Đối với các doanh nghiệp vẫn đang sử dụng con dấu do cơ quan công an cấp, việc hoàn trả con dấu và Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu cũng phải được thực hiện theo quy định.

4. Trình tự giải thể doanh nghiệp theo nghị quyết hoặc quyết định của doanh nghiệp

Đối với các trường hợp giải thể theo các điểm a, b và c khoản 1 Điều 207 Luật Doanh nghiệp năm 2020, thủ tục giải thể được thực hiện theo hai giai đoạn chính.

Bước 1: Thông báo doanh nghiệp đang làm thủ tục giải thể

Sau khi thông qua nghị quyết hoặc quyết định giải thể, doanh nghiệp tiến hành thanh lý tài sản. Trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định khác, việc thanh lý tài sản do chủ sở hữu, Hội đồng thành viên hoặc Hội đồng quản trị thực hiện.

Trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày thông qua quyết định giải thể, doanh nghiệp phải gửi thông báo đến cơ quan đăng ký kinh doanh nơi đặt trụ sở chính.

Hồ sơ gồm:

• Thông báo về việc giải thể;
• Nghị quyết hoặc quyết định giải thể;
• Biên bản họp của cơ quan có thẩm quyền (nếu có);
• Phương án giải quyết các khoản nợ.

Sau khi tiếp nhận hồ sơ, cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ cập nhật tình trạng pháp lý của doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp sang trạng thái “đang làm thủ tục giải thể” và chuyển thông tin cho cơ quan thuế để phối hợp xử lý.

Lưu ý, doanh nghiệp phải hoàn thành toàn bộ nghĩa vụ thuế theo quy định của pháp luật về quản lý thuế trước khi thực hiện bước tiếp theo.

Bước 2: Nộp hồ sơ đăng ký giải thể

Sau khi đã thanh toán toàn bộ các khoản nợ và nghĩa vụ tài chính, trong thời hạn 05 ngày làm việc, người đại diện theo pháp luật hoặc chủ sở hữu doanh nghiệp phải nộp hồ sơ giải thể đến cơ quan đăng ký kinh doanh.

Thành phần hồ sơ gồm:

• Thông báo giải thể doanh nghiệp;
• Báo cáo thanh lý tài sản;
• Danh sách chủ nợ và tình trạng thanh toán các khoản nợ;
• Danh sách người lao động và việc giải quyết quyền lợi của người lao động (nếu có);
• Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp;
• Tài liệu chứng minh việc công khai thông tin giải thể theo quy định.

Trường hợp doanh nghiệp có chi nhánh hoặc văn phòng đại diện thì phải kèm theo hồ sơ chấm dứt hoạt động của các đơn vị này.

Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ và không có ý kiến phản đối từ cơ quan thuế, cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ cập nhật tình trạng pháp lý của doanh nghiệp sang trạng thái “đã giải thể” trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

5. Giải thể khi bị thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc theo quyết định của Tòa án

Đối với trường hợp giải thể bắt buộc, trình tự thực hiện có sự khác biệt nhất định:

– Trước hết, cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ công bố tình trạng doanh nghiệp đang làm thủ tục giải thể đồng thời với việc ban hành quyết định thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc ngay sau khi nhận được quyết định có hiệu lực pháp luật của Tòa án.

– Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày nhận được quyết định nêu trên, doanh nghiệp phải tổ chức họp để thông qua việc giải thể.

– Tiếp theo, doanh nghiệp có trách nhiệm gửi:

• Nghị quyết hoặc quyết định giải thể;
• Bản sao quyết định thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc quyết định của Tòa án;
• Phương án xử lý các khoản nợ còn tồn đọng (nếu có) đến cơ quan đăng ký kinh doanh, cơ quan thuế, người lao động và các chủ nợ có liên quan.

Các tài liệu này đồng thời phải được niêm yết công khai tại trụ sở chính, chi nhánh và văn phòng đại diện của doanh nghiệp.

– Sau khi hoàn tất việc thanh toán toàn bộ nghĩa vụ tài chính, người đại diện theo pháp luật nộp hồ sơ giải thể đến cơ quan đăng ký kinh doanh trong thời hạn 05 ngày làm việc để hoàn tất thủ tục chấm dứt hoạt động doanh nghiệp.

Giải thể doanh nghiệp không đơn thuần là việc ngừng hoạt động kinh doanh mà là một thủ tục pháp lý nhằm chấm dứt tư cách pháp nhân của doanh nghiệp theo đúng trình tự luật định. Việc thực hiện đúng và đầy đủ các bước từ thanh lý tài sản, xử lý công nợ, hoàn thành nghĩa vụ thuế đến nộp hồ sơ giải thể sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro pháp lý và tránh phát sinh trách nhiệm về sau.

Trong trường hợp doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, còn tồn đọng nghĩa vụ tài chính hoặc gặp vướng mắc trong quá trình thực hiện thủ tục, việc tham vấn ý kiến của luật sư hoặc đơn vị tư vấn chuyên nghiệp là giải pháp cần thiết để bảo đảm hồ sơ được xử lý nhanh chóng và đúng quy định pháp luật.