Hướng dẫn thủ tục tham gia BHXH lần đầu cho doanh nghiệp

Việc đóng BHXH là nghĩa vụ của doanh nghiệp sử dụng lao động. Thủ tục đăng ký BHXH lần đầu cho doanh nghiệp chính là thủ tục xin cấp mã đơn vị BHXH. Vậy thủ tục đăng ký BHXH lần đầu cho doanh nghiệp được thực hiện như thế nào? Cùng Luật Hùng Phúc tìm hiểu qua bài viết dưới đây.

1. Hồ sơ đăng ký BHXH lần đầu cho doanh nghiệp

Hồ sơ đăng ký tham gia BHXH lần đầu gồm các giấy tờ sau:

* Đối với người lao động

• Tờ khai tham gia bảo hiểm xã hội (Mẫu TK1-TS);
• Trường hợp được hưởng quyền lợi BHYT cao hơn thì bổ sung Giấy tờ chứng minh (nếu có).

* Đối với người sử dụng lao động

• Tờ khai cung cấp và thay đổi thông tin đơn vị tham gia BHXH, BHYT (Mẫu TK3-TS);
• Báo cáo tình hình sử dụng lao động và danh sách tham gia BHXH, BHYT, BHTN (Mẫu D02-LT);
• Bản sao Đăng ký kinh doanh của công ty;
• Hợp đồng lao động công ty – nhân viên có ký tên đóng dấu giáp lai của công ty.

2. Thủ tục đăng ký BHXH lần đầu

Doanh nghiệp thực hiện đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu theo các bước như sau:

Bước 1. Làm thủ tục xin cấp mã đơn vị

Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ xin mã đơn vị BHXH trực tiếp tại cơ quan BHXH hoặc nộp qua mạng theo 2 cách sau:

Cách 1: Thực hiện thủ tục đăng ký mã đơn vị BHXH trên phần mềm kê khai BHXH điện tử và sử dụng chữ ký số của doanh nghiệp để ký xác thực. Bạn có thể dễ dàng đăng ký mua chữ ký số và phần mềm kê khai BHXH từ các nhà cung cấp như VIETTEL, VNPT, BKAV…;

Cách 2: Truy cập website của cơ quan BHXH Việt Nam theo đường link: https://dichvucong.baohiemxahoi.gov.vn để thực hiện đăng ký mã đơn vị và theo dõi tình trạng xử lý hồ sơ (ví dụ tại thành phố Hồ Chí Minh đang áp dụng theo hình thức này).

Thời gian giải quyết hồ sơ: Tối đa 7 ngày làm việc, Cơ quan BHXH sẽ kiểm tra hồ sơ và cấp mã đơn vị BHXH cho doanh nghiệp, tuy nhiên thực tế có thể chỉ mất từ 1-2 ngày.

Lưu ý: Tại nhiều tỉnh thành, sau khi thực hiện đăng ký cấp mã đơn vị trên phần mềm hỗ trợ kê khai BHXH, doanh nghiệp phải mang hồ sơ giấy nộp tại cơ quan bảo hiểm. Hồ sơ gồm có: Mẫu TK3-TS và Bản sao Đăng ký kinh doanh của công ty.

Bước 2. Báo tăng lao động

Sau khi được cấp mã đơn vị BHXH, doanh nghiệp có thể thực hiện các nghiệp vụ báo tăng, giảm lao động. Bước này, doanh nghiệp có thể đăng ký tài khoản khai báo trên các phần mềm kê khai BHXH hoặc trên website BHXH Việt Nam hoặc nộp hồ sơ giấy tại cơ quan BHXH quản lý.

Khi doanh nghiệp đăng ký và đóng tiền BHXH cho người lao động xong, cơ quan BHXH sẽ cấp Sổ BHXH, thẻ BHYT của người lao động sau 5 ngày

Trường hợp doanh nghiệp nộp hồ sơ giấy đăng ký BHXH lần đầu thì có thể kết hợp hồ sơ bước 1 và bước 2 khi nộp hồ sơ BHXH. Lưu ý phải đính kèm thêm CMND photo của người lao động tham gia BHXH.

3. Mức đóng BHXH

Mức đóng BHXH thông thường hiện nay là 32%, trong đó doanh nghiệp đóng cho người lao động 21.5 % và người lao động phải đóng 10.5 %.

• Số tiền đóng BHXH = 32% x Mức lương đóng BHXH;
• Mức lương đóng BHXH >  hoặc  =  Mức lương tối thiểu vùng;
• Mức lương đóng BHXH = mức lương + phụ cấp + các khoản bổ sung khác theo quy định.

Mức tiền lương tháng đóng BHXH bắt buộc không thấp hơn mức lương tối thiểu vùng tại thời điểm đóng đối với NLĐ làm công việc hoặc chức danh giản đơn nhất trong điều kiện lao động bình thường.

Ví dụ: Mức lương tối thiểu ở vùng 1 là 4.960.000 đồng đối với lao động.

Mức đóng tối đa không quá 20 lần mức lương cơ sở. Theo Nghị định 73/2024/NĐ-CP của Chính phủ, từ ngày 1/7/2024, mức lương cơ sở là 2.340.000 đồng/tháng. Như vậy mức đóng BHXH tối đa là 20 x 2.340.000 đồng = 46.800.000 đồng.

Như vậy, doanh nghiệp có thể đóng BHXH cho nhân viên đã qua tào đạo trong mức lương từ 4.960.000 đồng đến 46.800.000 đồng.

4. Một số lưu ý đối với doanh nghiệp tham gia BHXH lần đầu

Doanh nghiệp phải làm thủ tục đăng ký BHXH lần đầu trong vòng 30 ngày kể từ ngày doanh nghiệp ký kết hợp đồng lao động/hợp đồng làm việc hoặc tuyển dụng với người lao động.

Mỗi doanh nghiệp khi đăng ký BHXH lần đầu cho doanh nghiệp mình tại cơ sở hành chính cấp quận, huyện, thành phố thì sẽ được cấp một mã đơn vị để cơ quan quản lý BHXH tại nơi đó sẽ theo dõi riêng.

Khi thay đổi địa chỉ khác quận hay khác tỉnh, doanh nghiệp phải phải báo giảm nhân viên và chốt sổ BHXH cho nhân viên. Và khi qua quận, huyện, tỉnh mới doanh nghiệp phải đăng ký xin cấp lại mã đơn vị BHXH mới và nộp hồ sơ BHXH lần đầu. Trừ 1 số doanh nghiệp có cơ quan quản lý là BHXH cấp tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương thì khi nào chuyển tỉnh thì mới làm lại hồ sơ còn trong tỉnh hay trong thành phố thì không cần.

Sau khi doanh nghiệp báo tăng lao động, đối với những lao động đã có sổ BHXH thì sẽ chỉ được cấp thẻ bảo hiểm y tế, còn nếu mất sổ BHXH thì phải làm thêm hồ sơ xin cấp lại sổ sau đó hồ sơ báo tăng mới được chấp thuận.